Документы при приеме на работу в Казахстане

См. также: Пошаговая инструкция по оформлению трудовых отношений с образцами документов; Порядок заключения трудового договора, запреты и ограничения при приеме на работу

Право каждого человека на труд закреплено Конституцией и Трудовым кодексом Республики Казахстан.

Это не означает безусловное право гражданина на занятие любой интересующей его должности в любой компании. Действующим законодательством или самим работодателем могут устанавливаться специальные требования к работнику для занятия определенной должности или выполнения определенных видов работ, а также запреты и ограничения, связанные с трудоустройством. При этом, любые предъявляемые к соискателям требования не должны содержать признаки дискриминации в сфере труда.

В целях подтверждения соответствия занимаемой должности и отсутствия ограничений на трудоустройство, претендент на занятие вакантной должности должен предоставить соответствующие документы.

Какие документы нужны для трудоустройства в Казахстане?

Исчерпывающий перечень документов для заключения трудового договора определен в статье 32 Трудового кодекса. Другие сведения могут быть затребованы только в случаях, предусмотренных законодательством.

Вместе с тем, законодательством не предусмотрен запрет на предоставление дополнительных документов и сведений, подтверждающих квалификацию, опыт работы и иную заслуживающую внимание информацию о соискателе.

Например, достаточно часто компании запрашивают резюме, рекомендательные письма, портфолио, которые могут предоставляться соискателем по его согласию. Нередко соискатели предоставляют такие сведения по своей инициативе, чтобы продемонстрировать потенциальному работодателю свои профессиональные, деловые качества и опыт работы в соответствующей сфере деятельности. 

Другое дело, что отсутствие или непредоставление таких сведений не может являться основанием для отказа в трудоустройстве.

В обязательный перечень документов для трудоустройства входят:

1. Документ, удостоверяющий личность.

При трудоустройстве претенденты на занятие вакантной должнсти предоставляют:

• граждане - удостоверение личности или паспорт гражданина Республики Казахстан;
• граждане, не достигшие 16-летнего возраста - свидетельство о рождении;
• кандасы - удостоверение кандаса, выданное местными исполнительными органами;
• иностранцы и лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Казахстана - вид на жительство или удостоверение лица без гражданства;
• беженцы - удостоверение беженца.

2. Документ об образовании, документ о признании профессиональной квалификации (при наличии), документ о наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков.

Требования к квалификации, наличию специальных знаний и профессиональной подготовки определяются организацией с учетом нормативных правовых актов, регулирующих соответствующую сферу деятельности. Как правило, требования к квалификации предусмотрены в должностных инструкциях организации.

Типовые квалификационные требования к должностям, общим для всех видов экономической деятельности и наиболее распространенным в предпринимательской среде, определены Приказом Министра труда и социальной защиты населения от 30 декабря 2020 года № 553 "Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих".

Виды и формы документов об образовании утверждены Приказом Министра образования и науки РК от 28 января 2015 года № 39 и Приказом Министра науки и высшего образования РК от 10 февраля 2023 года № 47.

В некоторых отраслях законодательством предусматриваются специальные квалификационные требования, например:

• Номенклатура специальностей и специализаций в области здравоохранения, номенклатура и квалификационные характеристики должностей работников здравоохранения;
• Типовые квалификационные характеристики должностей педагогов;
• Типовые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций нефтегазодобывающей отрасли;
• Типовые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих государственных организаций культуры.

3. Документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж).

Перечень документов, подтверждающих трудовую деятельность, определен статьей 35 Трудового кодекса. Наиболее распространенными из них являются:

• трудовая книжка;
• выписки из ЕНПФ о перечисленных обязательных пенсионных взносах;
• сведения из Государственного фонда социального страхования о произведенных социальных отчислениях.

4. Документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с законодательством).

Целевые группы лиц, подлежащих обязательным медицинским осмотрам, утверждены Приказом МЗ РК от 15 октября 2020 года № ҚР ДСМ-131/2020.

5. Справку о характере и условиях труда по основному месту работы с указанием места работы, должности, условий труда (для внешних совместителей).

Под совместительством понимается выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. <пп. 56) п. 1 ст. 1 ТК РК>

Внешнее совместительство подразумевает работу по основному месту и по совместительству в разных организациях. Например, распространенной является ситуация, когда врач работает в частной клинике по основному месту работы и по совместительству является дежурантом в государственной многопрофильной больнице.

В чем необходимость такой справки?

Первое - чтобы исключить нарушение установленного законодательством запрета на трудоустройство по совместительству. Такой запрет предусматривается для лиц, не достигших 18-летнего возраста, и лиц, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и/ или опасными условиями труда (кроме медицинского персонала). <пп. 5) п. 2 ст. 26 ТК РК>

Если при внутреннем совместительстве кадровой службе организации известны условия труда по основной должности, то при внешнем совместительстве такие данные отсутствуют. В этих случаях справка, выданная основным работодателем, является документальным подтверждением условий труда. 

Второе - чтобы исключить превышение нормы ежедневной работы. В соответствии со статьей 68 Кодекса, суммарная продолжительность ежедневной работы по месту основной работы и работы по совместительству не должна превышать норму, установленную пунктом 4 статьи 71 Кодекса, более чем на 4 часа. Согласно пункту 4 статьи 71 продолжительность ежедневной работы не может превышать 8 часов, за исключением случаев, предусмотренных законами.

См. также: "Особенности трудового договора о работе по совместительству"

6. Дополнительные документы при приеме на работу, предусмотренные законодательством

Нормативными правовыми актами могут предусматриваться требования о предоставлении дополнительных документов. Например, документ воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу).

В соответствии с пунктом 66 Правил воинского учета военнообязанных и призывников, для осуществления воинского учета юридическими лицами приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается определение состояния на воинском учете граждан, принимаемых на работу (учебу). Военнообязанные и призывники, не состоящие на воинском учете, кроме лиц, исключенных с воинского учета, принимаются на работу (учебу) после постановки их на воинский учет в МОВУ района (города областного значения) по месту жительства.

См. также: "Нужен ли военный билет при приеме на работу?"

Специальные требования для трудоустройства иностранцев и лиц без гражданства

Если у работодателя отсутствует разрешение местного исполнительного органа на привлечение иностранной рабочей силы, иностранцами и лицами без гражданства, временно пребывающими на территории Республики Казахстан, дополнительно предоставляется один из нижеперечисленных документов:

• справка о соответствии квалификации для самостоятельного трудоустройства;
• разрешение трудовому иммигранту;
• разрешение на въезд и пребывание с целью воссоединения семьи и документ, подтверждающий состояние в браке с гражданином РК, а также договор вмененного медицинского страхования, покрывающий первичную медико-санитарную помощь и специализированную медицинскую помощь в стационарных условиях в экстренной форме на условиях, установленных законами Республики Казахстан.

Иностранные студенты и стажеры, временно пребывающие на территории РК, дополнительно предоставляют справку из организации образования с указанием формы обучения или принимающей организации о прохождении профессиональной подготовки и (или) стажировки и разрешения на пребывание с целью получения образования. <пп. 4) - 6) п. 1 ст. 26 ТК РК>

См. также: "Заключение трудового договора с гражданином России"

Специальные требования для трудоустройства в сфере образования, здравоохранения, спорта и других сферах деятельности

Для заключения трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийство, умышленное причинение вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистские или террористические преступления, торговлю людьми. <п. 2 ст. 32 ТК РК>

При поступлении лица на должность гражданской службы, связанную с выполнением функций, приравненных к государственным, или на работу в субъект квазигосударственного сектора работодатель истребует в отношении данного лица сведения о совершении им коррупционного преступления посредством информационных систем государственного органа, осуществляющего в пределах своей компетенции деятельность в области государственной правовой статистики и специальных учетов, или веб-портала "электронного правительства. <п. 3 ст. 32 ТК РК>

Вправе ли работодатель требовать от работника адресную справку при оформлении трудовых отношений?

В трудовом договоре должен быть указан адрес постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства работника. <ст. 28 ТК РК>

В соответствии с пунктом 3 статьи 16 Гражданского кодекса Республики Казахстан, гражданин имеет юридический адрес, используемый в отношениях с физическими, юридическими лицами и государством, которым признается место его регистрации.

Процедуры, связанные с регистрацией граждан по месту жительства, регламентированы Законом «О миграции населения» и Правилами регистрации внутренних мигрантов, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от 1 декабря 2011 года № 1427.

В соответствии с пунктом 10 Правил, подтверждением адреса регистрации физического лица являются сведения об адресе, внесенные в государственную базу данных "Физические лица" и передаваемые на веб-портал "электронного правительства". Гражданин может лично проверить место своей прописки в личном кабинете на портале egov.kz или через приложение eGov mobile.

Работодатели могут получить информацию о регистрации гражданина посредством сервиса получения справок третьими лицами на портале egov.kz (предоставление адресных сведений с места жительства). Однако это возможно, если гражданин зарегистрирован на портале и в базе мобильных граждан, а также если он даст свое согласие путем согласования запроса на получение справки.

Адресную справку работодатель не вправе требовать, поскольку она отменена с 1 ноября 2019 года.

Вправе ли работодатель оставлять у себя подлинники документов?

Такой вопрос часто возникает в отношении дипломов, трудовых книжек, медицинских книжек и военных билетов.

Работодатель может хранить или временно оставлять у себя для выполнения установленных законодательством процедур подлинники документов работника с его согласия и с выдачей ему письменного обязательства о возврате документов. <п. 7 ст. 32 ТК РК>

В остальных случаях соискатель предоставляет в кадровую службу копии и оригиналы для сверки либо инспектор кадровой службы самостоятельно снимает копии с оригиналов в его присутствии.

С какими документами работодатель должен ознакомить работника при приеме на работу?

Согласно подпункту 6) пункта 2 статьи 23 Кодекса работодатель обязан знакомить сотрудника с коллективным договором, правилами трудового распорядка, иными актами работодателя, имеющими непосредственное отношение к его работе, и в случаях, предусмотренных Кодексом.

Ознакомление осуществляется лично или путем направления их посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий. Какой именно способ ознакомления из перечисленных выше применить, решает работодатель. Со своей стороны, рекомендуем применять личное ознакомление, под роспись.

Основное внимание следует обратить на должностную инструкцию, поскольку именно в ней определяются (конкретизируются) требования к квалификации и должностные обязанности.

Трудовой договор чаще всего содержит только наименование должности и ссылку на должностную инструкцию, без детального описания функциональных обязанностей в тексте самого договора.

В этом случае наличие подтверждения об ознакомлении с должностной инструкцией имеет большое практическое значение при рассмотрении трудовых споров, связанных с оспариванием дисциплинарного взыскания или восстановлением на работе в результате незаконного увольнения. При рассмотрении такого спора в суде необходимо доказать факт нарушения сотрудником трудовой дисциплины, послуживший основанием для дисциплинарного взыскания или увольнения, что требует подтверждения обязанностей сотрудника и его ознакомления со своими обязанностями.