Порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Правила ведения бухгалтерского учета утверждены Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241.

Действие правил распространяется на все субъекты бизнеса (индивидуальные предприниматели, юридические лица, филиалы, представительства и постоянные учреждения иностранных юридических лиц), зарегистрированные на территории Республики Казахстан.

Исключение составляют государственные учреждения, а также отдельные финансовые и страховые организации, регулирование системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности которых осуществляется, соответственно, бюджетным законодательством или Национальным банком.

Пунктами 9-11 Правил предусмотрено:

При освобождении главного бухгалтера от должности производится передача дел вновь назначенному главному бухгалтеру (а при его отсутствии - работнику, назначенному руководством субъекта, или самому индивидуальному предпринимателю или руководителю организации).

Прием и передача дел производятся на основании приказа руководства субъекта, где указываются:

1) сроки приема-передачи дел бухгалтерской службы, но не более двух недель с момента подписания приказа;

2) порядок оплаты труда сдающего и принимающего;

3) кому предоставлено на период приема-передачи дел право подписи на документах, при этом, до оформления права подписи лица, принимающего дела, документы подписывает сдающий дела под контролем принимающего.

В процессе передачи дел проверяется состояние бухгалтерского учета, достоверность отчетных данных, составляется акт приема-передачи, подписываемый принимающей и сдающей сторонами, утверждаемый руководством субъекта. Акт составляется в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерской службе, второй - у передающей дела стороны.

В случае несогласия с отдельными положениями акта, принимающий при его подписании указывает соответствующие мотивированные оговорки.

В случае неудовлетворительного состояния бухгалтерского учета, организация процесса восстановления бухгалтерского учета возлагается на руководство субъекта.

Внесение изменений и удаление операций после закрытия отчетного периода возможно только с письменного разрешения главного бухгалтера.

В соответствии с п. 18 Правил ведения бухгалтерского учета хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Статьей 11 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности предусмотрена обязанность организации хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.

Перечень налоговой учетной документации определен ст. 190 Налогового кодекса.

В этой связи, главный бухгалтер должен передать всю бухгалтерскую документацию, связанную с хозяйственной деятельностью компании, включая налоговые формы и налоговую учетную политику. 

Акт приема-передачи должен содержать информацию о наименовании первичных учетных документов, подлежащих передаче по счетам бухгалтерского учета с указанием количества таких документов, содержащихся в архивных единицах (папках), а также формы финансовой отчетности, подписанные передающим бухгалтером.

Статьей 56 Трудового кодекса РК предусмотрено:

Работник вправе по своей инициативе расторгнуть трудовой договор, уведомив об этом работодателя не менее чем за один месяц. В трудовом договоре допускается установление более длительного срока уведомления работником работодателя о расторжении трудового договора.

По истечении срока уведомления работник вправе прекратить работу, кроме случаев незавершения приема-передачи имущества (документации) работодателя по вине материально ответственных лиц. Днем расторжения трудового договора с материально ответственными работниками является день завершения приема-передачи имущества (документации) работодателя.

Следует иметь ввиду, что в большинстве организаций главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В соответствии с п. 7 ст. 123 Трудового кодекса перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договор о полной индивидуальной или коллективной (солидарной) материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных работникам, а также типовой договор о полной материальной ответственности утверждаются актом работодателя.

Обратите внимание! В соответствии с п. 62 Правил ведения бухгалтерского учета, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел) в обязательном порядке проводится инвентаризация.