Оформление и регистрация приказов организации по личному составу и основной деятельности

Что такое приказ организации?

Это распорядительный документ, издаваемый руководителем юридического лица, вне зависимости от формы собственности (частная, государственная) и ведомственной принадлежности.

Именно приказами оформляется большинство решений руководителя по оперативным, организационным, производственным, кадровым и другим вопросам.

Виды, порядок оформления, регистрации, хранения приказов определяются:

• Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" (далее - Правила документирования).
• Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 "Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения" (далее - Перечень типовых документов).

Виды приказов, издаваемых в организации

В соответствии с Перечнем типовых документов (пункт 12 раздела 1.1. "Нормотворческая и распорядительная деятельность"), приказы организации разделяются на следующие виды:

• по основной (производственной) деятельности;
• по личному составу.

В указанном перечне подробное описание видов приводится только в отношении приказов по личному составу. Конкретные виды приказов по основной деятельности не указаны, из чего можно предположить что к данной категории относятся все другие ненормативные правовые акты руководителя организации.

Правила документирования не предусматривают конкретный порядок деления приказов на виды. В этой связи, полагаем, что в зависимости от организационно-правовой формы, сферы деятельности, структуры организации некоторые виды приказов могут быть выделены в отдельное производство. Например в ВУЗе в отдельное производство могут быть выделены приказы по организации образовательного процесса.

Отметим, что в Правилах документирования упоминаются приказы по административно-хозяйственной деятельности (п. 162). Однако такое упоминание имеет место единожды, в Перечне типовых документов такой термин не употребляется. Из чего можно предположить, что распорядительные документы, регулирующие вопросы административно-хозяйственной деятельности, относятся к приказам по основной деятельности.

Формы (образцы) приказов по личному составу можно посмотреть на этой странице.

Виды приказов по основной (производственной) деятельности

К этой категории относятся ненормативные правовые акты руководителя организации, регулирующие вопросы производственной и финансово-хозяйственной деятельности, например:

• о создании структурных подразделений организации;
• об утверждении структуры и штатного расписания;
• об утверждении внутренних документов организации (правил, положений, инструкций и других);
• о назначении материально-ответственных лиц;
• об утверждении перечня должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми может заключаться договор о неконкуренции;
• о назначении ответственного лица (ответственных лиц) за организацию работы по определению перечня персональных данных;
• о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;
• о постановке на учет и снятии с учета транспортных средств;
• о проведении инвентаризации;
• о списании имущества;
• о создании комиссий;
• о других решениях администрации по вопросам эксплуатации имущества, транспортного обеспечению, внутренней связи и охране.

Виды приказов по личному составу

В соответствии с Перечнем типовых документов, к этой категории относятся ненормативные правовые акты руководителя организации, регулирующие трудовые и непосредственно связанные с ними отношения:

• о приеме (назначении, зачислении на учебу);
• об увольнении (отчислении);
• о перемещении;
• об аттестации;
• о получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
• об отпусках;
• о командировках;
• об изменении фамилий (отчеств);
• о поощрении, награждении;
• об оплате труда, премировании, выплатах, пособиях;
• о наложении и снятии дисциплинарных взысканий.

Порядок регистрации приказов и ознакомления с приказами

В соответствии с пунктом 46 Правил документирования, предусматривается порядковая нумерация в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры "л/с" или "к".

Копии (их размноженные экземпляры) заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита "отметка о согласовании документа" или на оборотной стороне приказа.

Особенности издания приказов по личному составу

К такой категории распорядительных документов применяются нормы Трудового кодекса Республики Казахстан, регламентирующие порядок издания и учета мнения представителей работников.

В случае несоблюдения установленных процедур, акт работодателя может быть обжалован в местный орган по инспекции труда либо в суд.

Содержание, подготовка и порядок оформления приказов руководителя организации

Приказы оформляются в соответствии с параграфом 3 Правил документирования по форме, согласно приложениям 6-7 к правилам.

В соответствии с пунктом 46 Правил документирования, реквизитами приказа являются:

• изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 Правил;
• официальное наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• отметка о согласовании приказа;
• оттиск печати юридического лица.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке (по кадровым вопросам - кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством).

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.

Возражения по проекту, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст об его дополнении приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда имеется только одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Если приказ, состоящий из одного листа, оформляется на бланке юридического лица, в реквизите "подпись" не указывается полное наименование должности подписывающего лица.

В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.

Текст приказа состоит из двух частей:

Констатирующая часть (преамбула):

Кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если он издается на основании другого документа, - указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.

Распорядительная:

Содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости допускается деление на пункты, подпункты и абзацы.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.

Назначение ответственных лиц за оформление и регистрацию приказов

Работники, ответственные за оформление и регистрацию приказов, определяются руководителем компании.

В небольших компаниях может назначаться один ответственный специалист. В крупных предприятиях, как правило, ответственными назначаются руководители соответствующих подразделений.

Например в медицинском ВУЗе:

Сроки и порядок хранения приказов по основной деятельности и личному составу

В соответствии с пунктами 187 - 189 Правил документирования, после завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации хранятся:

• на бумажных носителях, - по месту их формирования в течение 1 года;
• электронные, в системе электронного документооборота.

Сохранность дел обеспечивается службой документооборота и руководителями соответствующих структурных подразделений. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

Порядок передачи дел в архив организации определяется параграфом 14 Правил документирования.

Срок хранения приказов, журналов регистрации, описей дел и исходных документов, определяется Перечнем типовых документов. 

* При отсутствии системы электронного документооборота оформляется на бумажном носителе.

Отметка "ЭПК" – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в гос. архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЭК" – экспертная комиссия, "ЦЭК" – центральная экспертная комиссия.

В организации, не являющейся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, документы со сроком хранения "Постоянно" хранятся до ее ликвидации.

Порядок формирования дел

Исполненные приказы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением требований, предусмотренных параграфом 11 Правил документирования.

Отметим, что в соответствии с пунктом 162 Правил документирования, приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности формируются в отдельные дела.

Передача в архив приказов по основной деятельности и личному составу

В соответствии с подпунктом 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК, работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование.

Статья 35 Трудового кодекса определяет перечень документов, подтверждающих трудовую деятельность, в числе которых выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и (или) прекращение трудовых отношений на основе заключения и (или) прекращения трудового договора.

В соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами" (далее - Правила), под источником комплектования понимается – физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на хранение в архив.

В список источников комплектования включаются:

1) центральные и местные государственные органы;

2) государственные юридические лица, временно хранящие документы Национального архивного фонда;

3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы Национального архивного фонда.

Списки источников комплектования составляются архивом в соответствии с вышеуказанными Правилами.

В соответствии со статьей 8 Закона РК "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктом 37 Правил, при ликвидации юридических лиц (независимо от формы собственности) документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в упорядоченном виде на хранение в соответствующий государственный или специальный государственный архив по согласованию с уполномоченным органом. При реорганизации юридических лиц документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.

Таким образом, передача в гос. архив предусмотрена только при ликвидации юридического лица.