Юридический онлайн-сервис
+7 (747) 101 00 95
Главная Контакты
Регистрация Вход

Оформление и регистрация приказов организации по личному составу и основной деятельности


Дата публикации: 19.01.2021
Последнее обновление: 7.02.2022
7801
Цена: Бесплатно

Изображение к статье


Что такое приказ организации?

Это распорядительный документ, издаваемый руководителем юридического лица, вне зависимости от формы собственности (частная, государственная) и ведомственной принадлежности.

Именно приказами оформляется большинство решений руководителя по оперативным, организационным, производственным, кадровым и другим вопросам.

Виды, порядок оформления, регистрации, хранения приказов определяются:

  • Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" (далее - Правила документирования).
  • Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 "Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения" (далее - Перечень типовых документов).

Виды приказов, издаваемых в организации

В соответствии с Перечнем типовых документов (пункт 12 раздела 1.1. "Нормотворческая и распорядительная деятельность"), приказы организации разделяются на следующие виды:

  • по основной (производственной) деятельности;
  • по личному составу.

В указанном перечне подробное описание видов приводится только в отношении приказов по личному составу. Конкретные виды приказов по основной деятельности не указаны, из чего можно предположить что к данной категории относятся все другие ненормативные правовые акты руководителя организации.

Правила документирования не предусматривают конкретный порядок деления приказов на виды. В этой связи, полагаем, что в зависимости от организационно-правовой формы, сферы деятельности, структуры организации некоторые виды приказов могут быть выделены в отдельное производство. Например в ВУЗе в отдельное производство могут быть выделены приказы по организации образовательного процесса.

Отметим, что в Правилах документирования упоминаются приказы по административно-хозяйственной деятельности (п. 162). Однако такое упоминание имеет место единожды, в Перечне типовых документов такой термин не употребляется. Из чего можно предположить, что распорядительные документы, регулирующие вопросы административно-хозяйственной деятельности, относятся к приказам по основной деятельности.

Формы (образцы) приказов по личному составу можно посмотреть на этой странице.

Виды приказов по основной (производственной) деятельности

К этой категории относятся ненормативные правовые акты руководителя организации, регулирующие вопросы производственной и финансово-хозяйственной деятельности, например:

  • о создании структурных подразделений организации;
  • об утверждении структуры и штатного расписания;
  • об утверждении внутренних документов организации (правил, положений, инструкций и других);
  • о назначении материально-ответственных лиц;
  • об утверждении перечня должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми может заключаться договор о неконкуренции;
  • о назначении ответственного лица (ответственных лиц) за организацию работы по определению перечня персональных данных;
  • о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;
  • о постановке на учет и снятии с учета транспортных средств;
  • о проведении инвентаризации;
  • о списании имущества;
  • о создании комиссий;
  • о других решениях администрации по вопросам эксплуатации имущества, транспортного обеспечению, внутренней связи и охране.

Виды приказов по личному составу

В соответствии с Перечнем типовых документов, к этой категории относятся ненормативные правовые акты руководителя организации, регулирующие трудовые и непосредственно связанные с ними отношения:

  • о приеме (назначении, зачислении на учебу);
  • об увольнении (отчислении);
  • о перемещении;
  • об аттестации;
  • о получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  • об отпусках;
  • о командировках;
  • об изменении фамилий (отчеств);
  • о поощрении, награждении;
  • об оплате труда, премировании, выплатах, пособиях;
  • о наложении и снятии дисциплинарных взысканий.

Порядок регистрации приказов и ознакомления с приказами

В соответствии с пунктом 46 Правил документирования, предусматривается порядковая нумерация в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры "л/с" или "к".

Копии (их размноженные экземпляры) заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита "отметка о согласовании документа" или на оборотной стороне приказа.

Особенности издания приказов по личному составу

К такой категории распорядительных документов применяются нормы Трудового кодекса Республики Казахстан, регламентирующие порядок издания и учета мнения представителей работников.

В случае несоблюдения установленных процедур, акт работодателя может быть обжалован в местный орган по инспекции труда либо в суд.

Содержание, подготовка и порядок оформления приказов руководителя организации

Приказы оформляются в соответствии с параграфом 3 Правил документирования по форме, согласно приложениям 6-7 к правилам.

В соответствии с пунктом 46 Правил документирования, реквизитами приказа являются:

  • изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 Правил;
  • официальное наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • отметка о согласовании приказа;
  • оттиск печати юридического лица.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке (по кадровым вопросам - кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством).

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.

Возражения по проекту, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст об его дополнении приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда имеется только одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Если приказ, состоящий из одного листа, оформляется на бланке юридического лица, в реквизите "подпись" не указывается полное наименование должности подписывающего лица.

В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.

Текст приказа состоит из двух частей:

Констатирующая часть (преамбула):

Кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если он издается на основании другого документа, - указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.

Распорядительная:

Содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости допускается деление на пункты, подпункты и абзацы.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.

Назначение ответственных лиц за оформление и регистрацию приказов

Работники, ответственные за оформление и регистрацию приказов, определяются руководителем компании.

В небольших компаниях может назначаться один ответственный специалист. В крупных предприятиях, как правило, ответственными назначаются руководители соответствующих подразделений.

Например в медицинском ВУЗе:

Наименование ответственного структурного подразделения Виды приказов
Кадровая служба по личному составу
Канцелярия по основной деятельности
Деканаты
по организации образовательного процесса
Научно-клинический отдел по организации научной и клинической деятельности

Сроки и порядок хранения приказов по основной деятельности и личному составу

В соответствии с пунктами 187 - 189 Правил документирования, после завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации хранятся:

  • на бумажных носителях, - по месту их формирования в течение 1 года;
  • электронные, в системе электронного документооборота.

Сохранность дел обеспечивается службой документооборота и руководителями соответствующих структурных подразделений. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

Порядок передачи дел в архив организации определяется параграфом 14 Правил документирования.

Срок хранения приказов, журналов регистрации, описей дел и исходных документов, определяется Перечнем типовых документов

Вид документа организации

Срок хранения

Примечание

12

Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя:
1) по основной (производственной) деятельности;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные.

2) по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий)

75 лет ЭПК

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные.

13

Проекты ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя

1 год

Электронные документы*.

14

Основания к ненормативным правовым актам (приказам и распоряжениям) руководителя и документы к ним (справки, заявления, записки и другие)

1 год

Электронные документы*.
Заявления к ненормативным правовым актам по личному составу – на бумажном носителе.

15

Документы о выполнении ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя (справки, отчеты, записки и другие)

3 года

Электронные документы

131

Книги, карточки, журналы регистрации (электронные регистрационно-контрольные формы в автоматизированной информационной системе):

.......

2) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя по основной (производственной) деятельности;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные.
Хранятся в организации.
Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

 

3) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя по личному составу

75 лет ЭПК

Электронные документы*.
Хранятся в организации.
Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если используется в качестве научно-справочного аппарата.

* При отсутствии системы электронного документооборота оформляется на бумажном носителе.

Отметка "ЭПК" – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в гос. архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЭК" – экспертная комиссия, "ЦЭК" – центральная экспертная комиссия.

В организации, не являющейся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, документы со сроком хранения "Постоянно" хранятся до ее ликвидации.

Порядок формирования дел

Исполненные приказы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением требований, предусмотренных параграфом 11 Правил документирования.

Отметим, что в соответствии с пунктом 162 Правил документирования, приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности формируются в отдельные дела.

Передача в архив приказов по основной деятельности и личному составу

В соответствии с подпунктом 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК, работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование.

Статья 35 Трудового кодекса определяет перечень документов, подтверждающих трудовую деятельность, в числе которых выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и (или) прекращение трудовых отношений на основе заключения и (или) прекращения трудового договора.

В соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами" (далее - Правила), под источником комплектования понимается – физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на хранение в архив.

В список источников комплектования включаются:

1) центральные и местные государственные органы;

2) государственные юридические лица, временно хранящие документы Национального архивного фонда;

3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы Национального архивного фонда.

Списки источников комплектования составляются архивом в соответствии с вышеуказанными Правилами.

В соответствии со статьей 8 Закона РК "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктом 37 Правил, при ликвидации юридических лиц (независимо от формы собственности) документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в упорядоченном виде на хранение в соответствующий государственный или специальный государственный архив по согласованию с уполномоченным органом. При реорганизации юридических лиц документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.

Таким образом, передача в гос. архив предусмотрена только при ликвидации юридического лица. 


Данный материал отражает личную точку зрения автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных правовых актах, действующих на дату публикации.


Получите развернутый ответ на Ваш вопрос в короткие сроки

Задайте интересующий Вас вопрос и получите консультации профессиональных юристов

Задать вопрос
Полезные статьи

Смотреть также:
Часто задаваемые вопросы в категории "Прочие статьи по трудовому праву"

Telegram-канал Pravosite.kz

Актуальные вопросы корпоративного и трудового права.

Подписаться на канал