Что такое приказ организации?

Приказ - это распорядительный документ, используемый в деятельности любой организации вне зависимости от формы собственности (частная, государственная) и ведомственной принадлежности.

Именно приказами оформляется большинство решений руководителя организации по организационным, производственным, кадровым и другим вопросам.

Виды приказов

Приказы организации, как правило, разделяются на следующие основные виды:

  • по основной деятельности, - приказы об утверждении внутренних положений, инструкций, правил организации; о постановке на учет и снятии с учета транспортных средств; о проведении инвентаризации и другие;
  • по личному составу, - приказы о приеме (назначении, зачислении на учебу); об увольнении (отчислении); о переводе на другую работу; о предоставлении отпуска; о командировках; о поощрении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий и другие.

В зависимости от сферы деятельности организации могут иметь место другие виды, например в ВУЗе в отдельное производство могут быть выделены приказы по организации образовательного процесса.

Формы (образцы) приказов по личному составу можно посмотреть на этой странице.

Порядок оформления приказов

Порядок оформления приказов, как в государственных, так и частных организациях, регламентируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" (пункт 46).

Приказы оформляются по формам согласно приложениям 6-7 к вышеуказанным Правилам.

Реквизитами приказа являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 Правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата приказа;

5) регистрационный номер приказа;

6) место издания приказа;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) подпись;

10) отметка о согласовании приказа;

11) оттиск печати организации.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

Приказы государственных органов разрабатываются и принимаются на казахском языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с обеспечением, по возможности, перевода на другие языки. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа по середине.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры "л/с" или "к".

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.

Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита "отметка о согласовании документа" или на оборотной стороне приказа.

В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст о дополнении приказа приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда к приказу имеется одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Если приказ, состоящий из одного листа, оформляется на бланке организации, в реквизите "подпись" не указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ.

В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.

Ответственные лица за оформление и регистрацию

Лица, ответственные за оформление и регистрацию приказов, определяются руководителем организации.

В небольших компаниях может назначаться один ответственный работник. В крупных организациях, как правило, ответственные работники назначаются по видам приказов, например в организации высшего медицинского образования:

  • кадровая служба - приказы по личному составу;
  • канцелярия - приказы по основной деятельности;
  • деканаты - приказы по организации образовательного процесса;
  • научно клинический отдел - приказы по организации научной и клинической деятельности;

и так далее.

Срок хранения

Срок хранения приказов определяется Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 "Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения" и составляет от 1 года до 75 лет в зависимости от вида. Например, приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Также указанным нормативным правовым актом определяется срок хранения журналов регистрации (электронных регистрационно-контрольных форм в автоматизированной информационной системе), описей дел и исходных документов для издания приказов.