Кто имеет право подписывать кадровые приказы от имени организации?

Кем подписываются приказы по личному составу?

Приказы по личному составу - это акты работодателя, которыми оформляются решения по кадровым вопросам.

По общему правилу все приказы организации, включая приказы по кадровым вопросам, подписываются руководителем ее исполнительного органа (например, председателем правления) или единоличным исполнительным органом (директор, генеральный директор, управляющий).

Однако не всегда это удобно и возможно. В практике бывают случаи, когда подписание кадровых приказов только руководителем имеет свои трудности. В основном это касается компаний с развитой структурой, когда имеет место большое количество структурных подразделений (департаментов, управлений) или сеть филиалов и представительств.

Также бывают ситуации, когда руководитель продолжительное время отсутствует на рабочем месте в связи с производственной необходимостью (командировка) или по иным причинам, например трудовой отпуск, временная нетрудоспособность. 

Вправе ли руководитель делегировать свои полномочия на подписание приказов организации?

Может ли руководитель делегировать право на подписание приказов по личному составу другому руководящему работнику компании - заместителю, главному бухгалтеру, директору филиала, директору департамента?

Отвечая на этот вопрос, рассмотрим нормативное регулирование.

Основной нормативный правовой акт, регулирующий трудовые отношения, - Трудовой кодекс Республики Казахстан.

В соответствии с подпунктами 39) и 41) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса:

Работодатель – физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях.

Акты работодателя – приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем.

В соответствии со статьей 11 Трудового кодекса:

Работодатель издает акты в пределах своей компетенции в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором. Акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.

Отметим, что указанные выше и другие нормы Трудового кодекса не отвечают на вопрос, кто именно должен подписывать акты работодателя, за исключением отдельных норм.

Например, в статье 64 указано: За совершение работником дисциплинарного проступка работодатель или первый руководитель национального управляющего холдинга в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан, вправе применить следующие виды дисциплинарных взысканий: 1) замечание; 2) выговор; 3) строгий выговор; ..........

Кроме вопросов, касающихся национального управляющего холдинга, практически везде по тексту Трудового кодекса употребляется термин "работодатель", без конкретизации должностного лица.

Пунктом 32 Приказа Министра культуры и спорта РК от 25.08.2023 года № 236 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" предусмотрено следующее:

Право подписи документов организации определяется в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан, учредительными документами организации, распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий или доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Далее, рассмотрим нормы права, регулирующие деятельность наиболее распространенных видов юридических лиц.

ТОО - регулируется Законом РК "О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью".

В соответствии со статьями 53 и 54 Закона, компетенция исполнительного органа в части, имеющей отношение к рассматриваемому вопросу, определена следующим образом.

Единоличный исполнительный орган (директор, управляющий и т.п.):

• без доверенности действует от имени товарищества;
• выдает доверенности на право представлять товарищество, в том числе доверенности с правом передоверия;
• в отношении работников товарищества издает приказы о назначении их на должность, об их переводе и увольнении, определяет системы оплаты труда, устанавливает размеры должностных окладов и персональных надбавок, решает вопросы премирования, принимает меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.

Если в товариществе коллегиальный исполнительный орган, перечисленными выше правами обладает его руководитель (председатель правления).

В соответствии со статьей 41 Закона, компетенция органов ТОО, а также порядок принятия ими решения или выступления от имени товарищества определяются законодательными актами и уставом товарищества.

АО - регулируется Законом РК "Об акционерных обществах".

Статьями 9, 59 и 60 Закона предусмотрено следующее:

Устав АО должен содержать порядок образования и компетенцию его органов.

Исполнительный орган (в большинстве АО - коллегиальный) вправе принимать решения по любым вопросам деятельности общества, не отнесенным законодательством и уставом к компетенции других органов и должностных лиц.

Руководитель исполнительного органа:

• без доверенности действует от имени общества в отношениях с третьими лицами;
• выдает доверенности на право представления общества в его отношениях с третьими лицами;
• осуществляет прием, перемещение и увольнение работников общества (за исключением случаев, установленных Законом), применяет к ним меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания, устанавливает размеры должностных окладов работников и персональных надбавок к окладам в соответствии со штатным расписанием общества, определяет размеры премий работников общества, за исключением работников, входящих в состав исполнительного органа и службы внутреннего аудита;
• в случае своего отсутствия возлагает исполнение своих обязанностей на одного из членов исполнительного органа.

Государственное предприятие - регулируется Законом РК "О государственном имуществе"

В соответствии со ст. 139 Закона компетенция руководителя предприятия определена следующим образом:

• без доверенности действует от имени государственного предприятия, представляет его интересы во всех органах, распоряжается имуществом государственного предприятия в пределах, установленных Законом, заключает договоры, выдает доверенности, открывает банковские счета и совершает иные сделки, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников;
• принимает на работу и расторгает трудовой договор с работниками государственного предприятия, применяет меры поощрения и налагает взыскания на них, если иное не предусмотрено Законом и уставом предприятия.

Из приведенных выше норм можно сделать следующие выводы:

• полномочия на издание кадровых приказов (по личному составу) принадлежат руководителю компании, который может делегировать эти полномочия другому должностному лицу с соблюдением установленных требований;
• порядок подписания актов работодателя, включая порядок делегирования полномочий на их подписание, может быть предусмотрен его уставом.

В большинстве случаев уставы закрепляют право подписания приказов только за руководителем либо вообще не содержат указаний на этот счет. Однако в редких случаях устав может содержать нормы, регулирующие вопросы подписания актов работодателя другими руководящими работниками, в том числе в случае временного отсутствия руководителя. Из этого следует, что при решении вопроса о делегировании права на подписание приказов по личному составу необходимо в обязательном порядке изучить устав.

Подводя резюме можно сказать, что руководящие работники компании (заместитель директора, финансовый директор и т.п.) вправе подписывать приказы по личному составу, если это отражено в ее уставе, либо при наличии следующих документов, подписанных руководителем:

• приказ о наделении работника полномочиями на подписание приказов по личному составу;
• доверенность, в которой указаны полномочия работника на подписание приказов по личному составу. 

В приказе и доверенности следует четко определить, какие именно полномочия и на какой срок передаются.

Полномочия могут передаваться временно (например, на период отсутствия директора). В этом случае приказом директора назначается работник, исполняющий его обязанности в указанный период. 

Также полномочия могут предоставляться на постоянной основе. В этом случае издается приказ о распределении функций и полномочий между конкретными должностными лицами, в котором указывается перечень решаемых ими задач и документов, которые они имеют право подписывать.

При подписании приказов по личному составу необходимо учитывать обязательные требования, предусмотренные пунктом 32 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях:

1. Подпись приказа на бумажном носителе должна включать:

• наименование должности лица, подписавшего приказ;
• официальное наименование структурного подразделения или компании (если приказ оформлен не на бланке);
• личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

2. Приказ подписывается светостойкими чернилами, не допускается подписание подлинника проставлением факсимиле.

3. Электронный приказ удостоверяется ЭЦП лица, обладающего полномочиями на его подписание.

4. Если руководитель отсутствует, приказ должен быть переоформлен на работника, исполняющего его обязанности. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.