Қазақстандағы жеке құрам және негізгі қызмет жөніндегі ұйымның бұйрықтары

См. статью на русском языке

Ұйымның бұйрығы дегеніміз не?

Бұйрық - бұл меншік нысанына және ведомстволық бағыныстылығына қарамастан, басшы шығаратын ұйымның нормативтік емес құқықтық актісі. Бұл ресми құжат операциялық қызметті жүзеге асыру үшін қажетті өкімдерді беру, шешімдер мен ережелерді бекіту құралы ретінде қызмет етеді.

Еңбек құқығы тұрғысынан бұйрық барлық қызметкерлердің орындауы үшін міндетті жұмыс берушінің актісі болып табылады. <ЕК ҚР 22 баб 2 т.>

Бұйрықтар кадрлық өзгерістер мен қаржылық өкімдерден бастап, стратегиялық жоспарлар мен өндірістік процестерге дейінгі көптеген мәселелерді қамтуы мүмкін.

Бұл құжаттар компанияны тиімді басқаруда шешуші рөл атқарады. Басшының жедел, ұйымдастырушылық, өндірістік, кадрлық және басқа мәселелер бойынша шешімдерінің көпшілігі осы бұйрықтармен ресімделеді.

Ұйымда шығарылатын бұйрықтардың түрлері

Үлгілік құжаттар тізбесіне сәйкес (1.1-бөлімнің 12-тармағы "Норма шығармашылық және басқару қызметі"), ұйымның бұйрықтары келесі түрлерге бөлінеді:

• негізгі (өндірістік) қызмет бойынша;
• жеке құрам бойынша.

Көрсетілген тізбеде түрлердің толық сипаттамасы тек жеке құрам бойынша бұйрықтарға қатысты келтіріледі. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың нақты түрлері көрсетілмеген, олардан ұйым басшысының барлық басқа нормативтік емес құқықтық актілері осы санатқа жатады деп болжауға болады.

Негізгі (өндірістік) қызмет бойынша бұйрықтардың түрлері

Бұл санатқа ұйым басшысының өндірістік және қаржылық-экономикалық мәселелерді реттейтін БАРЛЫҚ бұйрықтары кіреді, мысалы:

• құрылымдық бөлімшелер құру туралы;
• құрылымды және штат кестесін бекіту туралы;
• компанияның ішкі құжаттарын (ережелерін, ережелерін, нұсқаулықтарын және басқаларын) бекіту туралы, мысалы, жобаларды басқару туралы, шарттық және талап-арыз жұмыстарын жүргізу тәртібі туралы, персоналды басқару тәртібі туралы, персоналды оқыту тәртібі туралы;
• материалдық жауапты тұлғаларды тағайындау туралы;
• бәсекелестік туралы шарт жасалуы мүмкін жұмыскерлер атқаратын немесе орындайтын лауазымдар мен жұмыстардың тізбесін бекіту туралы;
• меншік иесі және / немесе оператор жүзеге асыратын міндеттерді орындау үшін қажетті және жеткілікті дербес деректердің тізбесін бекіту туралы;
• дербес деректерді өңдеуді ұйымдастыруға жауапты адамды тағайындау туралы;
• көлік құралдарын есепке қою және есептен шығару туралы;
• түгендеу комиссиясын құру туралы;
• түгендеу жүргізу туралы;
• істерді жаңадан тағайындалған бас бухгалтерге беру туралы;
• мүлікті есептен шығару туралы;
• комиссия (кадрлық, тәртіптік және басқалар) құру туралы;
• ағымдағы операциялық қызметке - мүлікті пайдалану, өндіріс, логистика, көлікпен қамтамасыз ету, жабдықтау, сатып алу және жеткізу процестерін реттеу, ішкі байланыс, күзет және басқа да ішкі процестерге байланысты әкімшіліктің басқа шешімдері туралы.

Жеке құрам бойынша бұйрықтар – түрлері және шығару ерекшеліктері

Үлгілік құжаттар тізбесіне сәйкес, осы санатқа еңбек және олармен тікелей байланысты қатынастарды реттейтін ұйым басшысының БАРЛЫҚ бұйрықтары жатады:

• қабылдау (тағайындау, оқуға қабылдау) туралы;
• жұмыстан шығару (шығарылу)туралы;
• жылжыту туралы;
• аттестаттау туралы;
• білім алу, біліктілігін арттыру, атақтар (шендер) беру туралы;
• демалыс туралы;
• іссапарлар туралы;
• тегі (әкесінің аты) өзгеруі туралы;
• көтермелеу, марапаттау туралы;
• еңбекақы, сыйлықақы, төлемдер, жәрдемақылар туралы;
• тәртіптік жаза қолдану және алып тастау туралы.

Кадрлық бұйрықтардың осындай санатына жұмыскерлер өкілдерінің пікірін шығару және есепке алу тәртібін регламенттейтін Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің нормалары қолданылады. Белгіленген рәсімдер сақталмаған жағдайда жұмыс берушінің актісіне еңбек инспекциясы жөніндегі жергілікті органға не сотқа шағым жасалуы мүмкін.

Кадрлар бойынша бұйрықтардың нысандарын (үлгілерін) осы беттен көруге болады.

Бұйрықтың деректемелері

Құжаттама қағидаларының 47 тармағына сәйкес, бұйрықтың деректемелері:

• осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
• ұйымның ресми атауы;
• құжат түрінің атауы;
• бұйрықтың күні;
• бұйрықтың тіркеу нөмірі;
• бұйрық шығарылған жер;
• мәтінге тақырып;
• мәтін;
• қолтаңба;
• бұйрықты келісу туралы белгі;
• мөр бедері (бар болса).

Деректемелерді ресімдеу тәртібі құжаттама қағидаларының 2-параграфымен айқындалады.

Бұйрықтарды дайындау, қол қою және бекіту

Бұйрықтар Құжаттама қағидаларының 6-7 қосымшаларына сәйкес нысандар бойынша ресімделеді. (параграф 3)

Әзірлеу және бекіту процесі бірнеше кезеңдерді қамтиды: 

1. Тапсырма қою 

Бірінші қадам басшылық деңгейінде шешім қабылдауды қажет ететін тапсырманы анықтау. Бұл заңнамалық талаптарға (мысалы, жұмысқа қабылдауды рәсімдеу), компанияның ішкі қажеттіліктеріне (мысалы, жұмыскерді іссапарға жіберу) немесе сыртқы факторларға (мысалы, тиісті саладағы заңнама өзгерген кезде ішкі процестерді түзету) байланысты болуы мүмкін. 

2. Бұйрық жобасын әзірлеу 

Бұл кезеңде бұйрық жобасы қалыптасады, оны әзірлеу кезінде ескеру қажет:

• бұйрықтардың мазмұны мен ресімделуіне қойылатын нормативтік талаптар;
• қабылданатын шешімдерді орындаумен байланысты ықтимал салдарлар, құқықтық, қаржылық және стратегиялық тәуекелдер;
• барлық мүдделі тараптардың пікірі.

Жоғарыда аталған шарттардың сақталуы қабылданатын шешімдердің заңдылығы мен негізділігін қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.

Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде не бастамашылық тәртіппен (кадр мәселелері жөніндегі бұйрық жобаларын еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі) бұйрықтардың жобаларын дайындайды және енгізеді. дайындайды.

3. Бұйрық жобасын келісу/ бұрыштама қою

Бұйрық жобасы компанияның мүдделі лауазымды тұлғаларымен келісу кезеңінен өтеді. Әдетте, бұл бөлім бастықтары, заңгерлер, қаржыгерлер және кәсіби пікірі негізделген шешім қабылдау үшін маңызды басқа мамандар.

Келісу кезінде бұйрықтың жобасы бойынша туындайтын қарсылықтар жобаға қоса берілетін анықтамада жазылады. Егер келісу процесінде бұйрықтың жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталады және қайта келісуден өткізіледі.

Егер бұйрықта қосымша болған жағдайда бұйрықтың қосымшамен толықтырылатыны туралы мәтін енгізіледі. Бұйрыққа бір қосымша болған жағдайды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде актінің мәтінінде қосымшаларды атап өту тәртібінде берілетін қосымшалардың нөмірлері көрсетіледі. Қосымшаға сілтеме қосымшаның атауына сәйкес келуге тиіс. "Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы белгі" деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

4. Бұйрықты бекіту (қол қою)  

Келісілгеннен кейін жоба уәкілетті лауазымды адамға бекітуге беріледі.

Бұл ретте Құжаттама қағидаларының 32 және 47 тармақтарында көзделген құжаттарға қол қоюға қойылатын талаптар сақталуы тиіс.

Құжаттың қағаз жеткізгіштегі қолы мыналарды қамтиды:

1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса);

2) жеке қолы және қолдың толық жазылуы (аты-жөні және тегі).

Егер бір парақтан тұратын бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, "қолтаңбасы" деген деректемеде құжатқа қол қоятын адам лауазымының толық атауы көрсетілмейді. Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қоятын адамдар лауазымдарының толық атауы, тегі мен аты-жөні көрсетіледі.

Электрондық құжат осы құжатқа қол қоюға өкілеттігі бар адамның электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

5. Бұйрықты тіркеу және нөмірлеу

Бұйрықтар есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсаттарда пайдалануды талап ететін құжаттар ретінде міндетті тіркеуге жатады.

Тіркеу орталықтандырылған және бір рет – қол қойылған (бекітілген) күні жүзеге асырылады. Құжаттарды тіркеуді БҚҚ қызметі орталықтандырылған түрде жүзеге асырады. ЭҚЖ қатысушыларынан келіп түсетін қағаз құжаттардың түпнұсқаларын, электрондық құжаттың қағаз көшірмелерін тіркеу және қабылдау тиісті электрондық құжаттар болған кезде ғана жүзеге асырылады.

Құжаттың соңғы парағының төменгі жағына немесе оның сыртқы жағына, сондай – ақ ТБН-ға тапсыру күні (қажет болған жағдайда-уақыты) қойылады.

Мынадай тіркеу-бақылау нысандары (ТБН) қолданылады: тіркеу журналы және Қағидаларға 14 - 15 қосымшаларға сәйкес тіркеу карточкасы. <құжаттау Қағидасының 81-89 тармақтары>

Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (дерекқорларда) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы "ж/қ" немесе "к" литерлері қосылады.

Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. <Құжаттама қағидасы  47 т.>

Бұйрықтарды ресімдеуге және тіркеуге жауапты жұмыскерлерді компания басшысы айқындайды. Шағын компанияларда бір жауапты маман тағайындалуы мүмкін. Ірі компанияларда, әдетте, тиісті бөлімшелердің басшылары жауапты болып тағайындалады.

Мысалы медициналық университетте:

6. Жариялау және назарға жеткізу

Бекітілгеннен кейін бұйрық барлық мүдделі қызметкерлердің назарына жеткізілуі тиіс. Мұны электрондық пошта, корпоративтік портал немесе ақпараттық стендтер сияқты ішкі байланыс арналары арқылы жасауға болады.

Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру "құжатты келісу туралы белгі" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы жағында қойылатын қызметкерлердің қолтаңбасымен, тегімен және аты-жөнімен куәландырылады.

Бұйрықтардың көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары куәландыру күні көрсетіле отырып, мөрмен (бар болған кезде) куәландырылады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жіберіледі.

7. Бұйрықтарды орындау және бақылау

Бұйрықтарды сәтті орындау үшін олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету қажет. Бұған тапсырмалардың орындалуын бақылау, қол жеткізілген нәтижелерді бағалау және қажет болған жағдайда әрекеттерді түзету кіреді. Жауапты тұлғалар бұйрықтардың орындалу барысы туралы үнемі есеп беріп, туындаған проблемалар мен оларды шешу бойынша ұсыныстар туралы ақпарат беруі керек.

Бұйрық мазмұнына міндетті талабтар бар ма?

Мазмұны келесі талаптарға сай болуы керек:

Айқындаушы (кіріспеде) бөлігінде

Бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар қысқаша баяндалады. Егер ол басқа құжаттың негізінде шығарылса, - осы құжаттың атауы, оның авторы, күні, нөмірі және тақырыбы көрсетіледі.

Егер кадр мәселелері бойынша бұйрық персоналдың атқарушылық тәртібін бұзғаны үшін шығарылса, онда айқындаушы бөлігінде тәртіптік теріс қылықтың нақты жазылған мазмұны, сондай-ақ шешім қабылдау үшін негіз болып табылатын актілердің нормалары мен талаптары көрсетіледі.

Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасаған кезде оның нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Бұйрықтардың жобаларындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, қою қаріппен жазылады. Оны басқа жолға тасымалдауға жол берілмейді.

Өкімдік бөлік

Әрбір іс-қимылдың орындаушысы мен орындау мерзімдерін көрсетіп, тапсырылатын іс-қимылдарды санамалаудан тұрады. Қажет болған кезде өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.

Біртекті сипаттағы іс-қимыл бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды адам көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды адам туралы мәліметтер өкімдік бөліктің соңғы тармағында көрсетіледі.

Бұйрық қай тілде толтырылу керек?

Құжаттама қағидасының 6 тармағына сәйкес, Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарының және жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарының жұмыс және iс қағаздарын жүргiзу тiлi қазақ тiлі болып табылады, қазақ тiлiмен тең орыс тiлi ресми түрде қолданылады.

Мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде өзге де тiлдер қолданылады.

Сондықтан, егер жеке компанияда орыс тілінде сөйлейтін ұжым болса, бұйрықтарды екі тілде - қазақ және орыс тілдерінде ресімдеу дұрыс болады.

Кадрлар мен негізгі қызмет бойынша бұйрықтар қайда және қанша сақталады?

Құжаттама қағидасының 200 -  201 тармағына сәйкес, іс жүргізуді аяқтағаннан кейін ұйым архивіне тапсырғанға дейін:

• қағаз жеткізгіштердегі құжаттар 1 жыл ішінде олардың құрылған жері бойынша істерде;
• электрондық құжаттар, электрондық құжат айналымы жүйесінде сақталады.

Құжат айналымы қызметі, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер шкафтар мен сейфтерде жұмыс кабинеттерінде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.

Істерді ұйымның архивіне беру тәртібі Құжаттама қағидасының 14 параграфымен анықталады.

Сақтау мерзімі Үлгілік құжаттар тізбесімен айқындалады.

Бұл бөлімде 2024 жылы айтарлықтай өзгерістер болды. Атап айтқанда, жеке құрам бойынша бұйрықтардың құрамы өзгерді және 75 жыл сақталатын қабылдау, жұмыстан шығару, орын ауыстыру туралы бұйрықтардан басқалары, оларды сақтау мерзімі 5 жылға дейін қысқарды.

Өзгерістердің мақсаты мұрағат ісін оңтайландыру және қайталанатын ақпаратты болдырмау болып табылады. Мысалы, бұйрықтардан басқа жұмыскерлердің жалақысы туралы ақпарат бухгалтерлік құжаттарда, дипломдарда және басқа да білім туралы құжаттарда қамтылған. Сондықтан мұндай актілерді ұзақ уақыт сақтау орынды емес.

* Электрондық құжат айналымы жүйесі болмаған жағдайда қағаз жеткізгіштегі құжат ресімделеді.

"СТК" – сараптау-тексеру комиссиясы белгісі, мұндай құжаттардың бір бөлігінің ғылыми-тарихи мәні бар екендігін және мемлекеттік архивке берілуі немесе жиынтықтау көзі болып табылмайтын ұйымдарда сақталуы мүмкін екендігін білдіреді. Соңғы жағдайда істер номенклатурасында "СТК" белгісінің орнына "СК" – сараптау комиссиясы, "ОСК" – орталық сараптау комиссиясы белгілері қолданылады.

Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдарда сақтау мерзімі "Тұрақты" құжаттар ұйым таратылғанға дейін сақталады.

Істерді қалыптастыру тәртібі және бұйрықтарды мұрағатқа беру

Орындалған бұйрықтарды орындаушы істер номенклатурасына сәйкес Құжаттама қағидасының 11 параграфындағы көрсетілген талаптарға сай істерге қалыптастырады.

Естеріңізге сала кетейік, Қағиданың 174-тармағына сәйкес,Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша жекелеген істерге қалыптастырылады.

ҚР Еңбек кодексінің 23 бабының 2 тармағының 17) тармақшасына сәйкес, жұмыс  беруші жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттардың және оларды зейнетақымен қамсыздандыруға және міндетті әлеуметтік сақтандыруға арналған ақшаны ұстап қалу мен аудару туралы мәліметтердің сақталуын және мемлекеттік архивке тапсырылуын қамтамасыз етуге міндетті.

Мұндай құжаттардың тізбесі Еңбек кодексінің 35-бабында айқындалады, оның ішінде еңбек шартын жасасу және/ немесе тоқтату негізінде еңбек қатынастарының туындағанын және/ немесе тоқтатылғанын растайтын жұмыс берушінің актілерінен үзінді көшірмелері.

"Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы" ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 9 тамыздағы № 215 бұйрығына (әрі қарай – Ереже) сәйкес архивті жинақтау көзі – құжаттары белгіленген тәртіппен архивке мемлекеттік сақтауға келіп түсетін жеке немесе заңды тұлға болып табылады.

Жинақтау көздерінің тізімдеріне:

1) орталық және жергілікті мемлекеттік органдар;

2) Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік заңды тұлғалар;

3) Ұлттық мұрағат қорының мемлекеттік меншікке жататын құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік емес заңды тұлғалар.

Мемлекеттік емес заңды тұлғалар, сондай-ақ жеке тұлғалар шарт негізінде жинақтау көздерінің тізіміне енгізіледі.

Жинақтау көздерінің тізімдерін жоғарыда көрсетілген қағидаларға сәйкес мұрағат жасайды.

ҚР "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Заңның 8 бабы және Қағиданың 37 тармағына сәйкес, заңды тұлғалар таратылған кезде (меншік түріне қарамастан) Ұлттық архив қорының құжаттары және жеке құрам жөніндегі құжаттар уәкiлеттi органмен келiсу бойынша тиісті мемлекеттік немесе арнаулы мемлекеттік архивке ретке келтірілген түрде сақтауға беріледі. Заңды тұлғалар қайта ұйымдастырылған кезде құжаттар ретке келтірілген түрде құқық мирасқорларына берiледi.

Осылайша, мемлекеттік мұрағатқа беру заңды тұлға таратылған кезде ғана қарастырылған.

Қортынды

Бұйрықтар компанияны басқарудың маңызды құралы болып табылады, ол тәртіпті, тиімділікті және компанияның стратегиялық мақсаттарына қол жеткізуге мүмкіндік береді. Олардың дұрыс ресімделуі, келісілуі, бекітілуі және орындалуы компанияның табысты дамуы мен өркендеуіне ықпал етеді.