Жеке құрам және негізгі қызмет бойынша ұйымның бұйрықтарын ресімдеу және тіркеу

Ұйымның бұйрығы дегеніміз не?

Бұл меншік нысанына (жеке, мемлекеттік) және ведомстволық бағыныстылығына қарамастан, заңды тұлғаның басшысы шығаратын өкімдік құжат.

Басшының шешімдерінің көпшілігі жедел, ұйымдастырушылық, өндірістік, кадрлық және басқа мәселелер бойынша нақты бұйрықтармен ресімделеді.

Бұйрықтардың түрлері, ресімдеу, тіркеу, сақтау тәртібі анықталады:

• "Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазанындағы № 703 қаулысы (әрі қарай – Құжаттау ережелері).
• "Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін бекіту туралы"  Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығы (әрі қарай – Үлгілік құжаттар тізбесі).

Ұйымда шығарылатын бұйрықтардың түрлері

Үлгілік құжаттар тізбесіне сәйкес (1.1-бөлімнің 12-тармағы "Норма шығармашылық және басқару қызметі"), ұйымның бұйрықтары келесі түрлерге бөлінеді:

• негізгі (өндірістік) қызмет бойынша;
• жеке құрам бойынша.

Көрсетілген тізбеде түрлердің толық сипаттамасы тек жеке құрам бойынша бұйрықтарға қатысты келтіріледі. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың нақты түрлері көрсетілмеген, олардан ұйым басшысының барлық басқа нормативтік емес құқықтық актілері осы санатқа жатады деп болжауға болады.

Құжаттау ережелері бұйрықтарды түрлерге бөлудің нақты тәртібін қарастырмайды. Осыған байланысты, ұйымдық-құқықтық нысанына, қызмет саласына, ұйым құрылымына байланысты бұйрықтардың кейбір түрлерін жеке өндіріске бөлуге болады деп санаймыз. Мысалы, ЖОО білім беру процесін ұйымдастыру туралы бұйрықтар жеке өндіріске бөлінуі мүмкін.

Айта кетейік, құжаттау ережелерінде әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтар айтылады (162-тармақ). Алайда, мұндай ескерту бір рет орын алады, типтік құжаттар тізімінде мұндай термин қолданылмайды. Бұдан әкімшілік-шаруашылық қызмет мәселелерін реттейтін әкімшілік құжаттар негізгі қызмет бойынша бұйрықтарға жатады деп болжауға болады.

Жеке құрамға арналған бұйрықтардың нысандарын (үлгілерін) осы беттен көруге болады.

Негізгі (өндірістік) қызмет бойынша бұйрықтардың түрлері

Бұл санатқа ұйым басшысының өндірістік және қаржылық-экономикалық мәселелерді реттейтін, нормативтік емес құқықтық актілері кіреді, мысалы:

• ұйымның құрылымдық бөлімшелерін құру туралы;
• құрылымды және штат кестесін бекіту туралы;
• ұйымның ішкі құжаттарын (ережелерді, нұсқаулықтарды және басқаларды) бекіту туралы;
• материалдық жауапты тұлғаларды тағайындау туралы;
• бәсекелестік туралы шарт жасалуы мүмкін жұмыскерлер атқаратын немесе орындайтын лауазымдар мен жұмыстардың тізбесін бекіту туралы;
• дербес деректер тізбесін айқындау жөніндегі жұмысты ұйымдастыруға жауапты адамды (жауапты тұлғаларды) тағайындау туралы;
• дербес деректерді өңдеуді ұйымдастыруға жауапты адамды тағайындау туралы;
• көлік құралдарын есепке қою және есептен шығару туралы;
• түгендеу жүргізу туралы;
• мүлікті есептен шығару туралы;
• комиссия құру туралы;
• мүлікті пайдалану, көлікпен қамтамасыз ету, ішкі байланыс және қорғау мәселелері бойынша әкімшіліктің басқа шешімдері туралы.

Жеке құрам бойынша бұйрықтардың түрлері

Үлгілік құжаттар тізбесіне сәйкес, осы санатқа еңбек және олармен тікелей байланысты қатынастарды реттейтін ұйым басшысының нормативтік емес құқықтық актілері жатады:

• қабылдау (тағайындау, оқуға қабылдау) туралы;
• жұмыстан шығару (шығарылу)туралы;
• жылжыту туралы;
• аттестаттау туралы;
• білім алу, біліктілігін арттыру, атақтар (шендер) беру туралы;
• демалыс туралы;
• іссапарлар туралы;
• тегі (әкесінің аты) өзгеруі туралы;
• көтермелеу, марапаттау туралы;
• еңбекақы, сыйлықақы, төлемдер, жәрдемақылар туралы;
• тәртіптік жаза қолдану және алып тастау туралы.

Бұйрықтарды тіркеу және бұйрықтармен танысу тәртібі

Құжаттау ережесінің 46 – тармағына сәйкес күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірлеу қарастырылады. Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрық тиісті журналда (дерекқорда) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы "ж/қ" немесе "к" литері қосылады.

Бұйрықтың көшірмелері (немесе олардың көбейтілген данасы) растау датасын көрсетіп мөрмен расталады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жіберіледі.

Жұмыскерлерді кадр мәселелері бойынша бұйрықтармен таныстыру "құжатты келісу туралы белгі" деректемесінің астына немесе бұйрықтың сыртқы жағына қойылатын жұмыскерлердің қолымен, тегімен және аты-жөнімен куәландырылады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтар шығару ерекшеліктері

Өкімдік құжаттардың осындай санатына жұмыскерлер өкілдерінің пікірін шығару және есепке алу тәртібін регламенттейтін Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің нормалары қолданылады.

Белгіленген рәсімдер сақталмаған жағдайда жұмыс берушінің актісіне еңбек инспекциясы жөніндегі жергілікті органға не сотқа шағым жасалуы мүмкін.

Ұйым басшысының бұйрықтарының мазмұны, дайындау және ресімдеу тәртібі

Бұйрықтар Қағидаларға 6-7-қосымшаларға сәйкес нысан бойынша құжаттау Қағидаларының 3-параграфына сәйкес ресімделеді.

Құжаттау қағидаларының 46-тармағына сәйкес бұйрықтың деректемелері:

• осы Қағидалар 16, 17-тармақтарының талаптарын ескеріп, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
• ұйымның ресми атауы;
• құжат түрінің атауы;
• бұйрық датасы;
• бұйрықтың тіркеу нөмірі;
• бұйрық шығарылған жер;
• мәтін тақырыбы;
• мәтін;
• қолтаңба;
• бұйрықты келісу туралы белгі;
• егер осы ұйымда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуға тиіс болса, ұйым мөрінің бедері болып табылады.

Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде не бастамашылық тәртіппен бұйрық жобаларын дайындайды және енгізеді (кадр мәселелері жөнінде еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі дайындайды).

Бұйрық жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және оның тікелей және жетекшілік ететін басшылары, сондай-ақ бұйрық жобасында жобада көрсетілген мәселелер құзыретіне жататын міндеттер мен тапсырмалар көзделген құрылымдық бөлімшенің басшылары қолбелгі қояды.

Келісу кезінде бұйрық жобасы бойынша туындайтын келіспеушілік жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталады және қайта келісуден өткізіледі.

Егер бұйрықта қосымша болған жағдайда бұйрықтың қосымшамен толықтырылатыны туралы мәтін енгізіледі. Бұйрыққа бір қосымша болған жағдайды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде актінің мәтінінде қосымшаларды атап өту тәртібінде берілетін қосымшалар нөмірлері көрсетіледі. Қосымшаға сілтеме қосымшаның атауына сәйкес келуге тиіс. "Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы белгі" деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

Егер бір парақтан тұратын бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, "қолтаңбасы" деген деректемеде құжатқа қол қоятын адам лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қоятын адамдар лауазымының толық атауы, тегі мен инициалдары көрсетіледі.

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады:     

Түсіндірме (кіріспе):

Түсіндірме (кіріспе) бөлігінде бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжат негізінде шығарылса, онда түсіндірме бөлігінде осы құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, датасы, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Бұйрық жобаларындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, қою қаріппен жазылады. Оны басқа жолға тасымалдауға жол берілмейді.

Өкімдік:

Әрбір іс-қимылдың орындаушысы мен орындау мерзімін көрсетіп, тапсырылатын іс-қимылды санамалаудан тұрады. Қажет болған кезде өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.

Біртекті сипаттағы іс-қимыл бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды адамдар көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды адам туралы мәлімет өкімдік бөліктің соңғы тармағында көрсетіледі.

Бұйрықтарды дайындау және ресімдеу жауапты тұлғаларды тағайындау

Бұйрықтарды ресімдеуге және тіркеуге жауапты жұмыскерлерді компания басшысы айқындайды.

Шағын компанияларда бір жауапты маман тағайындалуы мүмкін. Ірі кәсіпорындарда, әдетте, тиісті бөлімшелердің басшылары жауапты болып тағайындалады.

Мысалы медициналық ЖОО:

Негізгі қызмет және жеке құрам бойынша бұйрықтарды сақтау мерзімдері мен тәртібі

Құжаттау қағидаларының 187 - 189-тармақтарына сәйкес іс жүргізуде аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның мұрағатына берілгенге дейін сақталады:

• қағаз жеткізгіштерде - олардың қалыптасу орны бойынша 1 жыл ішінде;
• электрондық, электрондық құжат айналымы жүйесінде.

Істердің сақталуын құжат айналымы қызметі және тиісті құрылымдық бөлімшелердің басшылары қамтамасыз етеді. Істер шкафтар мен сейфтерде жұмыс кабинеттерінде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй жайларда сақталады.

Істерді ұйымның мұрағатына беру тәртібі құжаттау Қағидаларының 14-параграфымен айқындалады.

Бұйрықтарды, тіркеу журналдарын, істер тізімдемелерін және бастапқы құжаттарды сақтау мерзімі Үлгілік құжаттар тізбесімен айқындалады.

Істерді қалыптастыру тәртібі

Орындалған бұйрықтарды орындаушы құжаттау қағидаларының 11-параграфында көзделген талаптарды сақтай отырып, істер номенклатурасына сәйкес істерге қалыптастырады.

Құжаттау қағидаларының 162-тармағына сәйкес, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер) жекелеген істерге қалыптастырылатынын атап өтеміз.

Негізгі қызмет және жеке құрам бойынша бұйрықтарды мұрағатқа беру

ҚР Еңбек кодексінің 23 - бабының 2-тармағының 17) тармақшасына сәйкес, жұмыс беруші жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттардың және оларды зейнетақымен қамсыздандыруға және міндетті әлеуметтік сақтандыруға арналған ақшаны ұстап қалу мен аудару туралы мәліметтердің сақталуын және мемлекеттік архивке тапсырылуын қамтамасыз етуге міндетті.

Еңбек кодексінің 35-бабы еңбек қызметін растайтын құжаттардың тізбесін айқындайды, олардың ішінде еңбек шартын жасасу және (немесе) тоқтату негізінде еңбек қатынастарының туындағанын және (немесе) тоқтатылғанын растайтын жұмыс берушінің актілерінен үзінді көшірмелер бар.

"Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалануқағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің  2018 жылғы қыркүйектегі № 576 қаулысы (әрі қарай - ереже) сәйкес, жинақтау көзі деп құжаттары белгіленген тәртіппен мұрағатқа сақтауға түсетін жеке немесе заңды тұлға түсініледі.

Жинақтау көздерінің тізіміне кіретіндер:

1) орталық және жергілікті мемлекеттік органдар;

2) Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік заңды тұлғалар;

3) Ұлттық мұрағат қорының мемлекеттік меншікке жататын құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік емес заңды тұлғалар.

Жинақтау көздерінің тізімдерін жоғарыда көрсетілген қағидаларға сәйкес мұрағат жасайды.

В соответствии со статьей 8 Закона РК "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Заңның 8 – бабына және Ереженің 37 тармағына сәйкеси, заңды тұлғалар таратылған кезде (меншік нысанына қарамастан) Ұлттық мұрағат қорының және жеке құрам бойынша құжаттары уәкілетті органның келісімі бойынша тиісті мемлекеттік немесе арнаулы мемлекеттік мұрағатқа сақтауға тапсырылады. Заңды тұлғалар қайта ұйымдастырылған кезде құжаттар реттелген түрде құқық мирасқорларына беріледі.