Порядок оформления личного дела работника

Личное дело работника - что это?

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его профессиональных компетенциях и трудовой деятельности, сгруппированных в одно дело в соответствии с установленными требованиями.

Обязан ли работодатель вести личные дела работников?

Трудовой кодекс РК не обязывает работодателя оформлять личные дела на каждого работника. Но поскольку это очень удобный формат ведения кадрового учета, большинство специалистов по кадрам (HR - менеджеров) их оформляет. В крупных организациях порядок их формирования и ведения, как правило, закреплен внутренними нормативными документами, обязательными для применения.

Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения. В данном перечне такой вид документов имеет место.

В Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, определяется порядок оформления дел, в том числе личных дел.

Отвечая на этот вопрос можно сказать, что работодатель не обязан вести личные дела работников, однако в практике такой порядок кадрового делопроизводства показал свою эффективность. Если же в компании ведутся личные дела на каждого работника, порядок их оформления должен соответствовать перечисленным выше нормативным правовым актам.

Стоит отметить, что в некоторых случаях наличие и правильное оформление личных дел имеет большое практическое значение, например:

В соответствии со статьей 25 Кодекса РК "О здоровье народа и системе здравоохранения", медицинские организации подлежат аккредитации в области здравоохранения на основе внешней комплексной оценки на соответствие деятельности стандартам аккредитации, утверждаемым уполномоченным органом. Аккредитация учитывается при размещении объемов медицинских услуг на оказание гарантированного объема бесплатной медицинской помощи (ГОБМП) и (или) медицинской помощи в системе обязательного социального медицинского страхования (ОСМС).

Стандарты аккредитации утверждены Приказом и.о. Министра здравоохранения Республики Казахстан от 5 ноября 2021 года № ҚР ДСМ - 111. 

Вместе с тем, в соответствии с Правилами аккредитации в области здравоохранения, аккредитация медицинских организаций осуществляется субъектами здравоохранения, аккредитованными уполномоченным органом - Министерством здравоохранения, которые в свою очередь должны иметь свои стандарты, сертифицированные международной организацией по качеству в здравоохранении.

Фактически в данное время используются стандарты аккредитации, разработанные на основе Приказа Министра здравоохранения Республики Казахстан от 2 октября 2012 года № 676 "Об утверждении стандартов аккредитации медицинских организаций", согласно которому в качестве одного из измеряемых критериев предусматривают процесс формирования, хранения и обновления личных дел персонала:

Личные дела персонала медицинской организации хранятся в соответствии с утвержденными внутренними процедурами организации. Содержание личных дел стандартизировано.

Личные дела медицинского персонала, включая внештатных сотрудников, совместителей, консультантов, слушателей резидентуры содержат сертификат специалиста, сведения об образовании, трудовом стаже и квалификации персонала.

Личное дело каждого медицинского работника:

• содержит доказательство проверки подлинности у первоисточника документов об образовании работника, в соответствии с требованиями должностной инструкции;
• содержит результаты оценки деятельности персонала, проводимые один раз в год;
• содержит записи о проведении обучения на базе аккредитуемой организации и вне организации.

Какими нормативными правовыми актами регулируется содержание и порядок ведения личных дел?

Действующим законодательством не предусмотрены требования к содержанию и ведению личных дел работников, не относящихся к государственным служащим. В этой связи, перечень документов, подлежащих хранению в личном деле, должен предусматриваться актами работодателя, например, Инструкцией по кадровому делопроизводству или Положением о персонале.

Тем не менее, законодательство предусматривает обязательное наличие определенных документов в организации, например:

• В соответствии со статьей 33 Трудового кодекса, допуск к работе лица осуществляется только после заключения трудового договора.
• Статьей 32 Трудового кодекса определен перечень документов, необходимых для заключения трудового договора.
• Статьей 7 Закона РК "О персональных данных и их защите" предусмотрено требование о получении согласия субъекта или его законного представителя на сбор и обработку персональных данных, обязательное для применения всеми операторами (собственниками), к которым в том числе относятся работодатели.

Таким образом, на усмотрение работодателя, в личном деле могут храниться документы (их копии), необходимые для заключения трудового договора, копии трудовых договоров и других соглашений, заключаемых с сотрудниками, копии приказов по личному составу и относящихся к ним исходные данные, а также другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Что касается государственных служащих, этот вопрос регулируется Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих (Рекомендованы Методическим советом Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан протокол № 1 от 23 декабря 2009 года), Правилами ведения личных дел, содержащих персональные данные сотрудника антикоррупционной службы, утвержденными Приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по противодействию коррупции (Антикоррупционной службы) от 30 октября 2019 года № 272.

Какие документы должны храниться в личном деле работника?

С учетом обзора действующего законодательства и практики ведения кадрового делопроизводства, можем рекомендовать следующий перечень:

1. Автобиография, резюме.

2. Личный листок по учету кадров.

3. Личная карточка (форма № Т-2).

4. Документы, требуемые при заключении трудового договора.

5. Заявление работника о согласии на сбор и обработку персональных данных.

6. Рекомендательные письма и характеристики на работника от других работодателей.

7. Копии трудового договора, других соглашений с работником, а также относящихся к ним документов.

8. Копии заявлений и приказов по личному составу, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме, о переводе, об увольнении, о предоставлении отпуска и других).

9. Копии письменных уведомлений работодателя.

10. Договоры и относящиеся к ним документы об обучении (повышении квалификации) работника за счет средств работодателя.

11. Акты о несчастных случаях.

12. Документы о прохождении периодических медицинских осмотров.

13. Документы по награждению.

14. Аттестационные листы, анкеты, протоколы аттестационной комиссии.

11. Внутренняя опись документов дела.

Порядок оформления личных дел работников

Порядок оформления дел определяется Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

В соответствии с Правилами дела по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя по форме, установленной Правилами, составление внутренней описи документов дела по форме, установленной Правилами, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. <пункт 173>

В соответствии с Правилами на обложке указываются следующие реквизиты:

1) наименование организации, наименование структурного подразделения;

2) наименование населенного пункта, номер (индекс) дела;

3) заголовок, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела;

4) архивный шифр дела. <пункт 174>

Реквизиты, проставляемые на обложке, оформляются следующим образом:

1) наименование организации в соответствии с учредительными документами указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой, номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;

3) заголовок дела переносится из номенклатуры дел, дата – указывается год (- ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. <пункт 175>

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. 

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные документы, личные дела, приказы, протоколы и другие), составляется внутренняя опись документов. Внутренняя опись документов составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. <пункт 183>

При передаче в архив организации, описи дел по личному составу составляются отдельно. <пункт 195>

Срок хранения личных дел работников

Срок хранения определен Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 "Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения".