Регистрация трудовых договоров в ЕСУТД

В соответствии с пп. 7) п. 2. ст. 23 Трудового кодекса РК (далее - ТК РК), работодатель обязан  вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД) в порядке, определенном уполномоченным государственным органом по труду.

ЕСУТД – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников.

Заключение электронного трудового договора

Статьей 33 ТК РК предусмотрено, что заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться как в письменной форме, так и в форме электронного документа, удостоверенного посредством ЭЦП работодателя и работника.

Вместе с тем, заключение трудового договора в письменной форме не освобождает работодателя от обязанности внесения информации о нем в ЕСУТД. В этом случае ЭЦП работника не требуется (удостоверяется посредством ЭЦП работодателя).

Подробная инструкция по работе с трудовыми договорами на портале «Электронная биржа труда» приведена в конце настоящей статьи. 

Какая информация вносится в ЕСУТД?

Согласно пункту 3 Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров (далее - Правила), работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях/ дополнениях, содержащих следующие сведения:

1) реквизиты сторон: ИИН/ БИН работодателя, ИИН работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

При необходимости работодатель может внести в ЕСУТД дополнительные сведения: вид работы, режим рабочего времени, военная обязанность, профессиональные навыки, личные качества работника.

Все внесенные сведения удостоверяются посредством ЭЦП работодателя.

Сроки внесения информации по трудовым договорам в ЕСУТД

Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению не позднее 5 рабочих дней со дня их подписания.

О трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• 1 год со дня вступления в силу Правил (вступили в силу 17.09.2020 г.) для предприятий с численностью до 2000 человек;
• 2 года со дня вступления в силу Правил, для предприятий с численностью свыше 2000 человек.

О внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор - не позднее 15 календарных дней со дня подписания сторонами изменений и дополнений.

Исправление ошибок при неправильном введении обязательных/ дополнительных сведений - 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений.

Сведения о восстановлении работника на работе – 10 рабочих дней со дня восстановления.

Информация о прекращении трудового договора – 3 рабочих дня с момента его прекращения. <пункты 7, 8, 10, 12 Правил>

Как получить сведения по трудовому договору из ЕСУТД?

Работник вправе ознакомиться со сведениями по трудовому договору, изменениями и дополнениями в него посредством веб-портала «электронного правительства» (в личном кабинете в разделе «трудовая деятельность»). Сведения отражаются автоматически, в течение 1 рабочего дня после их внесения в ЕСУТД.

Работодатель также может ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности работников и претендентов, но только с их предварительного согласия. Предварительное согласие предоставляется претендентом и работником в информационной системе кадрового обеспечения работодателя посредством использования ЭЦП. 

Ответственность за несоблюдение сроков или неотражение данных о трудовых договорах в ЕСУТД

Прямой ответственности невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД законодательством не предусмотрено. 

Однако, если инспекцией по труду в ходе проведения проверки будет выявлен факт неисполнения работодателем обязанности по внесению сведений в ЕСУТД, работодателю будет выдано предписание об устранении нарушения в указанный в предписании срок. Неисполнение предписания влечет административную ответственность.

Статья 462 КоАП РК:

Невыполнение или ненадлежащее выполнение законных требований или предписаний, представлений, постановлений, выданных органами государственного контроля и надзора (должностных лиц), должностными лицами государственных органов в пределах их компетенции, влечет штраф: 

• на физических лиц в размере 5 МРП; 
• на должностных лиц – в размере 15 МРП; 
• на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере 100 МРП; 
• на субъектов среднего предпринимательства – в размере 200 МРП; 
• на субъектов крупного предпринимательства – в размере 500 МРП, с приостановлением действия разрешения или без такового либо с приостановлением деятельности или отдельных видов деятельности или без такового.

Инструкция по регистрации трудовых договоров на портале enbek.kz

Для регистрации трудовых договоров работодатель должен быть зарегистрирован на портале «Электронная биржа труда», сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП предприятия.

Регистрация пользователя на портале enbek.kz

Для регистрации необходимо пройти по ссылке www.enbek.kz, нажать кнопку «ВОЙТИ» в правом верхнем углу. В открывшемся окне нажать «РЕГИСТРАЦИЯ», заполнить данные (имя пользователя, email, пароль).

Если вы уже зарегистрированы на портале в открывшемся окне нужно ввести свой логин и пароль, нажать кнопку «ВОЙТИ».

Внесение сведений о предприятии

Для внесения сведений о предприятии нужно войти в настройки (в правом верхнем углу). В открывшемся окне выбрать «РАБОТОДАТЕЛЬ» ⇒ «ПРЕДПРИЯТИЕ» ⇒ «ДОБАВИТЬ».

В открывшейся форме необходимо заполнить информацию о предприятии. 

Обязательные данные: полное наименование, вид деятельности, форма собственности, адрес.

При желании можно заполнить дополнительные данные: адрес сайта, количество работников, сведения о предприятии, а также вставить логотип.

Далее нужно заполнить информацию о лице, представляющем компанию.

Обязательные сведения: фамилия, электронная почта, рабочий телефон.

Дополнительные сведения: имя, отчество, мобильный телефон, факс, логин Mail.ru Agent, логин Skype.

Для информации!!! Все обязательные сведения отмечены значком *

После заполнения формы нужно подтвердить сведения ЭЦП компании (ключ - AUTH) и сохранить.

Порядок регистрации трудовых договоров на портале enbek.kz  

Для регистрации трудовых договоров необходимо перейти в Личный кабинет, выбрать раздел «ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ» ⇒ «ДОГОВОРЫ», нажать кнопку «ДОБАВИТЬ ДОГОВОР» в правом верхнем углу.

В появившейся форме необходимо заполнить следующие обязательные сведения:

• реквизиты работника (достаточно вбить ИИН и нажать кнопку «НАЙТИ», ФИО отобразятся автоматически);
• номер договора;
• срок договора;
• дату заключения договора;
• дату начала работы;
• должность;
• место выполнения работы.

При желании можно заполнить дополнительные данные: вид работы (основная или по совместительству), режим рабочего времени, военная обязанность, профессиональные навыки, личные качества.

После заполнения формы необходимо нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ПОДПИСАТЬ И ОТПРАВИТЬ». 

Далее нужно подтвердить сведения о договоре ЭЦП компании (ключ - GOSTKNCA)

Договор зарегистрирован!

Внесение изменений в трудовой договор на портале enbek.kz  

Для внесения сведений в зарегистрированный трудовой договор нужно выбрать договор из списка договоров и нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «ИЗМЕНИТЬ ДАННЫЕ».

После внесения изменений в открывшейся форме нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ОТПРАВИТЬ ИЗМЕНЕНИЕ». 

Далее нужно подтвердить внесенные изменения ЭЦП.

Расторжение трудового договора на портале enbek.kz  

Для отражения сведений о расторжении трудового договора нужно выбрать договор из списка, нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «ПРОСМОТРЕТЬ» ⇒ «РАСТОРГНУТЬ».

В открывшемся окне необходимо указать информацию о расторжении трудового договора (дата расторжения, причина расторжения).

После заполнения формы нажать кнопку «РАСТОРГНУТЬ» и подтвердить факт расторжения ЭЦП.

Удаление трудового договора в ЕСУТД

Для удаления трудового договора нужно выбрать его из списка, нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «УДАЛИТЬ» и подтвердить удаление ЭЦП.

Как зарегистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору в ЕСУТД

Для добавления дополнительного соглашения к зарегистрированному трудовому договору нужно выбрать договор из списка, нажать кнопку «ДЕЙСТВИЯ» ⇒ «ПРОСМОТРЕТЬ» ⇒ «ДОБАВИТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ».

В открывшейся форме внести необходимую информацию.

После внесения информации о дополнительном соглашении нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ОТПРАВИТЬ». Подтвердить информацию ЭЦП.

Для внесения изменений в дополнительное соглашение нужно выбрать соглашение, нажать кнопку «ИЗМЕНИТЬ».

В открывшейся форме внести изменения, нажать кнопку «СОХРАНИТЬ» ⇒ «ОТПРАВИТЬ». Подтвердить внесенные изменения ЭЦП.

Для удаления дополнительного соглашения нужно выбрать соглашение, нажать кнопку «УДАЛИТЬ» и подтвердить удаление ЭЦП.