Совмещение должностей или поручение работнику дополнительной работы. Порядок действий кадровика.

В настоящем материале мы постарались разобрать основные вопросы, касающиеся поручения работнику дополнительных трудовых функций. 

Поручение работнику дополнительной работы

Поручение работнику дополнительных функций явление весьма распространенное. Для работника – это своего рода дополнительный заработок в рамках установленного рабочего времени. Для работодателя - возможность экономии средств фонда оплаты труда.

Статья 111 Трудового кодекса Республики Казахстан (ТК РК)  предусматривает следующие формы дополнительной работы, выполняемой работником наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором (должностной инструкцией):

Совмещение должностей - примеры

Из компании уволился специалист отдела кадров. Возложение функций уволенного специалиста на работника, занимающего другую должность (например, юриста или бухгалтера) - это и есть совмещение должностей. 

В данном случае мы имеем дело с ситуацией, когда в штатном расписании организации предусмотрена определенная должность, но она является вакантной. Причины могут быть разные, например:

• прекращение трудовых отношений с работником, занимавшим эту должность;
• введение новой должности, на которую пока никто не принят.  

Не стоит путать с совместительством, это совершенно разные понятия и разный порядок нормативного регулирования. С основными отличиями совмещения должностей от совместительства можно ознакомиться в этой обзорной статье.

Расширение зон обслуживания - примеры

Чаще всего этот путь применяется в случаях, когда на работника возлагаются дополнительные обязанности:

• в связи с увеличением объема работы ввиду наличия свободных вакансий; либо
• в связи с закреплением за работником дополнительной территории обслуживания.

Например, согласно штатному расписанию в компании две ставки юриста, но фактически занята только одна ставка, а вторая является вакантной. В этом случае расширение зоны обслуживания возникает в связи с выполнением юристом дополнительного объема работы, который изначально был рассчитан на двоих.

Примеры, когда за работником закрепляется дополнительная территория обслуживания:

• за уборщицей помещений закреплены 2-й и 3-й этажи здания, но фактически она делает уборку на всех трех этажах в результате сокращения численности персонала;
• за официантом закреплены дополнительные столы в связи с перераспределением столов в зале;
• за слесарем закреплены дополнительные объекты обслуживания (станки) в связи с расширением производства.

Вместе с тем не исключаем, что под "дополнительной работой" могут пониматься любые другие функции с учетом текущих бизнес-процессов организации, не обязательно связанные с определенной профессией или должностью. 

Например, в целях более эффективного управления персоналом в организации создана кадровая комиссия, которая выполняет свои функции на регулярной основе. Выполнение функций секретаря этой комиссии по сути тоже может расцениваться как дополнительная работа.

Исполнение (замещение) обязанностей временно отсутствующего работника - примеры

Руководитель юридического отдела ушел в отпуск, а его обязанности поручили одному из штатных юристов. Или сотрудница отдела кадров ушла в декретный отпуск, а ее обязанности поручили юристу.

Как в первом, так и во втором случае имеет место замена работника, временно отсутствующего по определенным причинам, за которым сохраняется должность. Причины временного отсутствия могут быть разные - отпуск, длительная командировка, временная нетрудоспособность (больничный), отстранение от работы и другие.

Важно отметить, что законодательство допускает заключение трудового договора на время замещения отсутствующего работника (пп. 4 п. 1 ст. 30 ТК РК). Однако в большинстве случаев руководители отдают предпочтение своим сотрудникам, знакомым с компанией и ее внутренними правилами.

Доплата за совмещение должностей, расширение зоны обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата.

Доплата устанавливается работодателем по соглашению с работником исходя из объема выполняемой работы, то есть фиксированный размер не определен. <п. 1, п. 3 ст. 111 ТК РК>

Доплата - это одна из составляющих основной (относительно постоянной части) заработной платы, поскольку эта выплата имеет постоянный характер. <пп. 59) п. 1. ст. 1 ТК РК>

Заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с действующей в организации системой оплаты труда, которая в свою очередь определяется условиями трудового, коллективного договоров и/ или актами работодателя. Под актами работодателя понимаются приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем. <пп. 41) п.1. ст. 1, ст.107 ТК РК>

В отдельных случаях порядок определения размера доплаты может определяться действующим законодательством. Так, Постановлением Правительства РК от 31 декабря 2015 года № 1193 "О системе оплаты труда гражданских служащих, работников организаций, содержащихся за счет средств государственного бюджета, работников казенных предприятий" предусматриваются фиксированные размеры доплат за совмещение должностей (расширение зоны обслуживания).

Также размер доплат или их пороговый уровень (минимальный, максимальный) может определяться внутренними документами организации, например Положением о системе оплаты и стимулирования труда.

Нужно ли подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей, расширении зон обслуживания или замещении временно отсутствующего работника или достаточно приказа руководителя?

Для ответа на этот вопрос обратимся к нормам права, регулирующим вопросы оплаты труда.

В соответствии с пп. 17) п. 1 ст. 1 ТК РК, условия труда включают в себя: условия оплаты, нормирования труда, выполнения трудовых обязанностей, режима рабочего времени и времени отдыха, порядок совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, безопасности и охраны труда, технические, производственно-бытовые условия, а также иные по согласованию сторон условия.

Следовательно, дополнительная работа является одним из элементов условий труда, изменение которых предполагает соблюдение процедуры, установленной п. 2 ст. 33 ТК РК.

Так, внесение изменений и дополнений в трудовой договор осуществляется путем заключения сторонами дополнительного соглашения в письменной форме не менее чем в 2-х экземплярах. По одному экземпляру хранится у каждой из сторон.

Уведомление об изменении условий трудового договора подается одной из сторон и рассматривается другой стороной в течение 5 рабочих дней со дня его подачи. Сторона, получившая уведомление обязана в указанный срок сообщить другой стороне о принятом решении.

Таким образом, условия дополнительной работы (должность, размер доплаты, период выполнения и другие) определяются по соглашению сторон и закрепляются в дополнительном соглашении к трудовому договору, на основании которого издается акт работодателя (приказ).

Резюмируя изложенное, для оформления факта поручения работнику дополнительной работы, работодателю необходимо:

1. Направить работнику соответствующее уведомление  (примерная форма уведомления представлена в конце статьи).

2. Заключить с работником дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (на согласованных условиях).

3. Издать соответствующий приказ (о совмещении должностей/ о расширении зон обслуживания/ о возложении обязанностей временно отсутствующего работника).

4. Если предполагается выполнение трудовых обязанностей по другой должности, ознакомить работника под роспись с соответствующей должностной инструкцией.

Может ли работник отказаться от выполнения дополнительной работы?

Полагаем что может. Как сразу, при получении соответствующего предложения от работодателя, так и в последующем.

Поручение дополнительной работы предполагает заключение между сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору. Учитывая, что эта процедура требует волеизъявления обеих сторон, работник может отказаться от его подписания.

В соответствии с п. 4 ст. 111 ТК РК, работник имеет право отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – отменить поручение о ее выполнении, уведомив об этом другую сторону не позднее чем за три рабочих дня до прекращения дополнительной работы. В этих случаях работодатель производит выплату заработной платы за отработанный период.

Соответственно, после подписания дополнительного соглашения работник также вправе отказаться от выполнения дополнительных функций, уведомив об этом работодателя за три дня.

Как оформить дополнительную работу, если в штатном расписании нет соответствующей должности?

Например, секретарь выполняет не свойственные занимаемой им должности функции переводчика казахского языка, а в штатном расписании такая должность не предусмотрена. Нужно ли вводить должность переводчика в штатное расписание?

С одной стороны, согласно п. 1 ст. 111 ТК РК, доплата производится за выполнение дополнительной работы по другой или такой же должности либо обязанностей временно отсутствующего работника. Из чего можно сделать вывод о необходимости наличия соответствующей должности в штатном расписании.

С другой стороны, в данной статье не указано, что речь идет о должности, предусмотренной штатным расписанием организации.

Конкретные формы дополнительной работы расшифровываются в п. 2 ст. 111 ТК РК. Если рассматривать расширение зон обслуживания, то указание на должность в этой части вообще отсутствует.

До внесения изменений в Трудовой кодекс в апреле 2016 года, под расширением зон обслуживания понималось – выполнение работником наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором (должностной инструкцией), дополнительной работы по такой же вакантной должности в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены).  Законом РК от 06.04.2016 № 483-V слова "по такой же вакантной должности" были исключены.

Если обратиться к Постановлению Правительства РК № 1193, регулирующему оплату труда гражданских служащих, то этим Постановлением предусматриваются доплаты за расширение зоны обслуживания втом числе при отсутствии соответствующей должности в организации. Например, за заведование интернатом при учебном заведении предусмотрена доплата в размере 25% от БДО. При этом, в примечании указано "в случае, если должность заведующего интернатом не предусмотрена в учебных заведениях".

Полагаем, что если работник выполняет дополнительные функции, при отсутствии в организации соответствующей этим функциям вакантной должности, можно поступить следующим образом:

• внести изменения в штатное расписание, добавить соответствующую должность; или
• оформить расширение зон обслуживания; или
• включить дополнительные обязанности (функции) в должностную инструкцию по другой должности.

В последнем случае доплата не производится, так как это уже не дополнительная работа. Учитывая увеличение объема работы, можно рассмотреть вопрос об увеличении размера должностного оклада. Однако такой подход применим не во всех случаях, так как должностная инструкция утверждается на каждую конкретную должность, а не для каждого работника. Например, если в компании три секретаря, а дополнительные функции переводчика выполняет только один из них, этот подход будет не применим. 

Что на наш взгляд главное в рассматриваемой ситуации, - это реализация права работника на дополнительную оплату за дополнительный труд.

Образец уведомления о совмещении должностей:

Уважаемый Иван Иванович!

Настоящим предлагаем Вам наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором, выполнение дополнительной работы по вакантной должности «_________________» с «___» _____ 20___г. по «___» _____ 20___г.

В случае Вашего согласия, просим Вас явиться «___» _____ 20___г. в ___:___ ч. для согласования условий и подписания Дополнительного соглашения к Трудовому договору № ___ от «___» _____ 20___г.

Просим Вас сообщить о принятом решении до «___» _____ 20___г.

______________________/ ______________________

(должность, ФИО, подпись)

С уведомлением ознакомлен, экземпляр уведомления получил.

______________________/ ____________

 (ФИО, подпись работника)                                                     

 «____» ________ 20___ г.