Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Нередко встречаются ситуации, когда сотрудники при исполнении своих должностных обязанностей используют личный автомобиль ввиду отсутствия в компании служебного транспорта. В некоторых объявлениях о свободных вакансиях наниматели изначально указывают требование о наличии у кандидата на должность собственного транспорта и водительских прав, из чего уже следует, что личное имущество потребуется в работе.

Далеко не всегда такие требования связаны с работой, протекающей в пути или имеющей разъездной характер. Собственный транспорт используют многие офисные сотрудники, например, менеджеры по продажам, рекламные агенты, агенты по недвижимости, риелторы, маркетологи, замерщики и другие, функции которых предполагают как работу в офисе, так и выезды к заказчику.

В данном материале рассмотрим основные вопросы, возникающие в таких ситуациях.

Подлежит ли уплате компенсация и расходы на ГСМ при использовании работником личного автомобиля?

Пожалуй, это основной вопрос, который интересует и работника, и работодателя.

Статьей 129 Трудового кодекса предусмотрено следующее: по соглашению сторон при использовании работником личного имущества в интересах работодателя и с его согласия работодателем производится компенсационная выплата за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, других технических средств и расходы на их эксплуатацию.

По смыслу данной статьи компенсация выплачивается при наличии следующих обстоятельств в совокупности:

1) имеется соглашение сторон, зафиксированное в письменной форме; 

2) используемый в служебных целях автомобиль является личным имуществом работника.

Полагаем, что в иных случаях использование работником собственного транспортного средства может учитываться при определении размера заработной платы. Поскольку в соответствии с трудовым законодательством размер месячной заработной платы устанавливается дифференцированно в зависимости от квалификации работника, сложности, количества и качества выполняемой работы, а также условий труда.

Что понимается под личным имуществом?

В Трудовом кодексе определение данного термина отсутствует. В этом вопросе считаем допустимым руководствоваться Налоговым кодексом Республики Казахстан (пп. 21) п. 1 ст. 1), учитывая непосредственное отношение компенсационных выплат к налогообложению доходов работника.

Для целей налогообложения личным имуществом физического лица являются его вещи в материальной форме, находящиеся на праве собственности или являющиеся его долей в общей собственности, при одновременном выполнении следующих условий:

• не используются физическим лицом в целях предпринимательской деятельности;
• не являются объектом обложения индивидуальным подоходным налогом (ИПН) с доходов, подлежащих налогообложению физическим лицом самостоятельно.

Доходы, подлежащие самостоятельному налогообложению, установлены статьями 317, 330 - 338 Налогового кодекса, в которых доход работника не предусматривается. В соответствии со статьями 322 и 350 Налогового кодекса, доход работника облагается ИПН у источника выплаты. 

Следовательно, автомобиль, принадлежащий работнику на праве собственности, будет рассматриваться как личное имущество физического лица.

Если же автомобиль зарегистрирован на третье лицо (включая близких родственников), он не является личным имуществом работника и не может быть использован им в интересах работодателя, даже если работник регулярно пользуется автомобилем, имеет доверенность на управление им и вписан в страховку.

Размер компенсации работнику за использование личного автомобиля

Согласно статьи 129 Трудового кодекса, компенсация предусматривается не только за использование и амортизацию автомобиля, но и для покрытия расходов, связанных с его эксплуатацией. Обычно речь идет о расходах на ГСМ, иногда учитываются расходы на техническое обслуживание и ремонт.

Размер компенсации определяется по соглашению Сторон.

Что касается расходов на эксплуатацию автомобиля, полагаем, что они должны учитываться в общей сумме компенсации либо оплачиваться работнику отдельно, в зависимости от условий заключенного соглашения между работником и работодателем. При этом, в целях определения суммы компенсации за основу могут быть приняты как подтверждающие документы (например, при компенсации стоимости ремонта), так и примерные расчеты (например, при компенсации стоимости бензина).

По данному вопросу есть другое мнение. Некоторые финансисты и специалисты по кадрам считают, что расходы на ГСМ должны оплачиваться работнику исключительно отдельно, и при условии их документального подтверждения путевыми листами или иными документами. То есть, для целей оплаты требуется ведение учета расхода ГСМ.

Мы не придерживаемся этой точки зрения по следующим причинам. Если внимательно прочитать статью 129, в ней не указано о том, что расходы на эксплуатацию имущества оплачиваются отдельно. В данной статье речь идет конкретно о компенсационной выплате и о том, какие затраты она может покрывать.

Более того, ведение точного учета ГСМ в этих целях не всегда оправданно, а иногда даже невозможно с учетом специфики трудовой деятельности сотрудника.

Может ли организация приобретать за свой счет и выдавать работнику талоны на бензин, если он использует собственный автомобиль в служебных целях?

Считаем, что в данной ситуации организация не должна нести затраты по оплате талонов на бензин, равно как и другие затраты, связанные с эксплуатацией транспортного средства. Такие затраты могут производиться непосредственно организацией в случаях, когда транспортное средство ей принадлежит на праве собственности, аренды или на ином законном основании. А в данном случае ТС принадлежит работнику, который получает от работодателя компенсационную выплату за его использование.

Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях?

Предполагается два возможных варианта оформления:

1) Предусмотреть соответствующий пункт в трудовом договоре либо заключить отдельное дополнительное соглашение к нему. В этом случае имеют место трудовые отношения, работодатель уплачивает работнику компенсационную выплату в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса.

2) Заключить договор аренды транспортного средства с экипажем. В этом случае имеют место гражданско-правовые отношения, арендатор уплачивает арендодателю арендную плату в соответствии с Гражданским кодексом РК. Поскольку транспортное средство передается во временное владение и пользование организации, о выплате компенсации речь не идет. Вопросы приобретения ГСМ, технического обслуживания транспортного средства и другие регулируются договором аренды.

Если говорить о первом варианте, любое изменение трудовых отношений должно быть оформлено соответствующим актом работодателя, в рассматриваемом случае - приказом.  

Приказ издается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору и должен содержать: 

• Ф.И.О. и должность сотрудника, использующего личный транспорт;
• дату, с которой у работодателя возникает обязанность по уплате компенсации;
• периодичность выплаты компенсации (ежемесячно, ежеквартально или другая);
• идентификационные данные автомобиля (марки, модель, регистрационный норме и другие);
• размер компенсации;
• основание для выплаты компенсации (№ и дата дополнительного соглашения к трудовому договору).

Налогообложение компенсации за использование работником личного автомобиля

Согласно п. 1) ст. 321 Налогового кодекса, доход работника включается в годовой доход физического лица.

Согласно пп. 1) п. 1 статьи 322 и п. 1 ст. 350 Налогового кодекса, подлежащие передаче работодателем работнику в собственность деньги в наличной и (или) безналичной формах в связи с наличием трудовых отношений, являются доходом работника, подлежащим налогообложению у источника выплаты. 

В пункте 3 статьи 322 перечислены доходы работника, не подлежащие налогообложению. В пункте 2 статьи 319 перечислены расходы работодателя, которые не рассматриваются в качестве дохода физического лица. Компенсационная выплата за использование личного имущества работника в указанных статьях отсутствует.

Следовательно, компенсационная выплата будет рассматриваться как налогооблагаемый доход и подлежит налогообложению у источника выплаты в совокупности с заработной платой всеми налогами, в том числе индивидуальным подоходным налогом.