Суммированный учет рабочего времени

Трудовым кодексом Республики Казахстан (далее - Кодекс) установлена максимальная продолжительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю и 8 часов в день, за исключением отдельных категорий работников, которым в соответствии с законодательством устанавливается меньшая продолжительность.

Вместе с тем, бывают ситуации, когда соблюдение установленной продолжительности ежедневной или еженедельной работы является невозможным, например, в непрерывно действующих производствах или в организациях (структурных подразделениях), коммерческая деятельность которых не является равномерной в течение года. 

Как быть в этом случае? Каким образом правильно организовать работу персонала, не нарушая закон?

В таких ситуациях можно рекомендовать введение суммированного учета рабочего времени.

Что такое суммированный учет рабочего времени?

Это учет рабочего времени путем его суммирования за установленный работодателем учетный период. (пп. 48) п. 1 ст. 1 Кодекса)

Согласно ст. 75 Кодекса, суммированный учет может применяться в непрерывно действующих производствах, цехах, участках и на некоторых видах работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени.

Как правильно установить учетный период при суммированном учете рабочего времени?

Учетным периодом признается период, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма ежедневной и (или) еженедельной продолжительности рабочего времени. Учетным периодом может быть любой календарный период, но не более чем один год или период выполнения определенной работы.

В качестве примера можно привести организацию работы кафедр и других учебных подразделений ВУЗов, график работы которых в определенной степени зависит от учебных планов и программ. 

Разберем на примере.

В первом квартале 2021 года общее количество рабочих часов согласно балансу рабочего времени составляет 456,00 часов, из них:

• в январе - 144;
• в феврале 160;
• в марте 152.

С учетом профиля кафедры и численного состава педагогических кадров, стандартный режим работы может не соответствовать потребностям образовательного процесса.

При введении суммированного учета с учетным периодом "квартал", норма ежедневной и (или) еженедельной продолжительности рабочего времени может не соблюдаться. Соответственно, общее количество рабочих часов в каждом конкретном месяце может превышать или быть меньше установленной нормы. При этом, в среднем норма рабочего времени за учетный период, определяемая согласно балансу рабочего времени на соответствующий год, должна быть соблюдена.

Таким образом, превышение количества рабочих часов в отдельные дни (недели, месяцы) компенсируется путем их уменьшения в последующие периоды, но в пределах установленного учетного периода (в рассматриваемом примере это квартал).

Например, общее количество рабочих часов в первом квартале (456 часов) может быть распределено следующим образом:

• в январе - 164;
• в феврале 180;
• в марте 112.

Такой подход позволит максимально адаптировать режим работы кафедры под нужды образовательного процесса.

Организация работы при суммированном учете

Согласно п. 5 ст. 75 Кодекса, порядок работы при суммированном учете рабочего времени, категории работников, для которых устанавливается суммированный учет, определяются коллективным договором или актом работодателя.

Исходя из смысла данной статьи можно утверждать, что организация самостоятельно определяет порядок введения суммированного учета, включая то, какие категории работников и по какому графику будут работать.

С учетом статьи 63 Кодекса, актом работодателя в данном случае будут являться Правила трудового распорядка, - документ, который устанавливает рабочее время и время отдыха, условия обеспечения трудовой дисциплины, иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Соответственно, при введении суммированного учета необходимо внести изменения и/ или дополнения в Правила трудового распорядка путем утверждения Правил в новой редакции либо путем утверждения отдельного документа, в котором излагаются конкретные изменения/ дополнения.

Наряду с Правилами роль акта работодателя может выполнять приказ, подписываемый первым руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом. (пп. 41) п. 1 ст. 1 Кодекса)

В актах работодателя, как правило, отражается следующая информация:

• категории персонала, для которых устанавливается суммированный учет, с указанием структурных подразделений и должностей;
• учетный период;
• порядок оплаты труда;
• порядок разработки и утверждения графиков работы (смен/ вахт);
• состав лиц, ответственных за организацию труда и ведение учета рабочего времени.

Если в организации имеется коллективный договор, введение суммированного учета рабочего времени обсуждается сторонами коллективного договора – работодателем и работниками (их представителями).

Также следует иметь ввиду, что при установлении суммированного учета обязательным условием является соблюдение продолжительности отдыха работника между окончанием работы и ее началом в следующий рабочий день (смену). Согласно ст. 83 Кодекса, продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха не может быть менее двенадцати часов.

Требуется ли согласие представителей работников?

Согласно п. 1 ст. 12 Кодекса, акты работодателя издаются с учетом мнения представителей работников в случаях, когда это предусмотрено соглашениями, коллективным договором. В других случаях согласование с представителями работников не требуется.

Как производить оплату труда при суммированном учете?

В соответствии со ст. 106 Кодекса, оплата труда при суммированном учете рабочего времени производится за фактически отработанное количество рабочих часов по графику сменности (графику вахт). При этом, начисление заработной платы производится по часовой тарифной ставке, рассчитанной исходя из тарифной ставки (должностного оклада) и месячной нормы рабочего времени в соответствии с балансом рабочего времени на соответствующий календарный год.

То есть, если ранее труд работника оплачивался согласно должностному окладу, при введении суммированного учета должна применяться почасовая оплата труда. 

Это вполне логично, так как при длительном учетном периоде (квартал, полугодие, год) оплата труда по должностному окладу будет несправедливой по отношению к сотруднику. Ведь сотрудник может отработать несколько месяцев больше положенной нормы, получая фиксированный ежемесячный оклад, а затем уволиться. В итоге получится, что он не использовал предоставленное ему законом право на отдых и недополучил заработную плату.

Как производить оплату сверхурочной работы при суммированном учете?

Согласно пп. 80) п. 1 ст. 1 Кодекса, сверхурочная работа – работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени (сверх нормального количества рабочих часов за учетный период). 

Например, если учетным периодом является шесть месяцев, сверхурочной работой будут считаться фактически отработанные часы, превышающие норму рабочего времени за полугодие, определяемую согласно балансу рабочего времени на соответствующий финансовый год. Ежемесячные или еженедельные переработки сверх установленной нормы (40 часов в неделю) не будут считаться сверхурочной работой.

При этом, следует учитывать нормы ст. 78 Кодекса, согласно которой предельное количество сверхурочных работ не должно превышать 12 часов в месяц и 120 часов в год.

В каких случаях не допускается применять суммированный учет?

Применение суммированного учета не допускается в отношении:

• работников, не достигших 18 лет;
• беременных женщин, если продолжительность рабочего дня (смены) будет превышать восемь часов;
• работников-инвалидов первой группы;
• работников-инвалидов второй и третьей групп, если такой режим запрещен им на основании заключения экспертной профпатологической комиссии.

Требуется ли вносить изменения в трудовой договор при введении суммированного учета?

Согласно ст. 28 Кодекса режим рабочего времени и времени отдыха является обязательным условием трудового договора.

В силу ст. 33 и ст. 46 Кодекса, при изменении условий труда вносятся соответствующие дополнения и изменения в трудовой договор путем подписания дополнительного соглашения.

В этой связи полагаем, что при введении суммированного учета следует подписать соответствующие дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками, которых затронут вводимые изменения. Для подписания дополнительного соглашения требуется волеизъявление обеих сторон, - работодателя и работника.

Если же изменения вносятся по инициативе работодателя в связи с изменением экономических, технологических условий, условий организации труда и (или) сокращением объема работ у работодателя, в этом случае необходимо соблюсти порядок изменения условий труда, предусмотренный статьей 46 Кодекса, а именно:

• работодатель должен письменно уведомить сотрудника об изменении условий, не позднее чем за 15 календарных дней, если трудовым, коллективным договорами не предусмотрен более длительный срок уведомления;
• в случае письменного отказа сотрудника от продолжения работы в новых условиях либо при наличии акта, удостоверяющего отказ сотрудника от представления письменного отказа от продолжения работы в связи с изменением условий труда, трудовой договор с ним прекращается по основанию, предусмотренному подпунктом 2) пункта 1 статьи 58 Кодекса.