Понятие, содержание и порядок оформления должностной инструкции

Скачать актуальные версии должностных инструкций для различных профессий вы можете на этой странице.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, издаваемым работодателем в целях регламентирования основных функций, обязанностей, прав и ответственности работника организации, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой работником должности. 

Документ составляется по каждой штатной должности организации и в обязательном порядке предоставляется работнику для ознакомления.

Цели использования должностной инструкции

Грамотно разработанные должностные инструкции:

• обеспечивают рациональное распределение труда между работниками организации;
• способствуют разрешению возникающих трудовых споров;
• повышают надежность выполнения поставленных перед работниками задач, личную и коллективную ответственность работников;
• закрепляют правовой статус и место работников в системе управления;
• являются правовой основой для оценки результатов труда работников, принятия решений по вопросам дисциплинарной и материальной ответственности.

Порядок составления должностной инструкции

При составлении документа разработчик должен использовать:

• акты организации (Устав, организационную структуру, штатное расписание, положение о подразделении и другие документы, относящиеся к деятельности соответствующего подразделения);
• Трудовой кодекс РК;
• Типовые квалификационные характеристики:
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС);
• Профессиональные стандарты, утвержденные уполномоченными государственными органами;
• нормативные правовые акты, регламентирующие сферу деятельности соответствующего подразделения.

Положение о подразделении и должностные инструкции должны быть взаимосвязанными, дополняющими друг друга документами.

Должностные инструкции устанавливают распределение должностных обязанностей между членами трудового коллектива подразделения, определяют содержание и специфику деятельности работника по каждой отдельной должности исходя из общего объема функций подразделения, закрепленного в положении.

Руководители структурных подразделений обеспечивают разработку должностных инструкций на каждую должность, состоящую в структуре (штате) подчиненных подразделений, ознакомление членов трудового коллектива с положением о подразделении и должностными инструкциями «под подпись», в том числе при временном замещении должности работником (по совместительству, при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника либо по иным основаниям).

Документ в обязательном порядке согласуется (визируется) руководителем соответствующего структурного подразделения, руководителями сектора управления персоналом, сектора правовой работы, службы менеджмента качества и другими заинтересованными должностными лицами, которые имеют право давать методические указания работнику помимо непосредственного руководителя.

Пересмотр должностных инструкций осуществляется при изменении структуры, штатного расписания, квалификационных требований, а также при изменении фактических производственных процессов подразделения.

Хранение и учет оригиналов должностных инструкций осуществляет сектор управления персоналом организации. Копии, заверенные руководителем сектора управления персоналом хранятся у руководителей структурных подразделений и используются ими в текущей работе структурных подразделений.

Содержание должностной инструкции (по разделам)

Документ обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

В данном разделе указываются:

• должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней;
• название структурного подразделения, подчиненность работника, категория персонала;
• порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
• порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника.

2. Требования к квалификации

В данном разделе необходимо определить основные требования к уровню квалификации и профессиональной подготовки работника, требования к стажу работы, необходимые ему для надлежащего выполнения своих должностных обязанностей.

При заполнении данного пункта необходимо учитывать:

• задачи и функции подразделения;
• специфику трудовой деятельности работника в рамках занимаемой должности;
• Типовые квалификационные характеристики, раздел «Требования к квалификации»;
• требования к квалификации отдельных категорий работников, определенные действующим законодательством.

Также в данном разделе необходимо изложить обязательные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и навыков, необходимых ему для надлежащего выполнения своих должностных обязанностей.

При заполнении должны учитываться:

• присущие подразделению особенности организации труда и управления;
• специфика должностных обязанностей работника в рамках занимаемой должности,
• Типовые квалификационные характеристики, раздел «Должен знать».

3. Должностные обязанности

В данном разделе необходимо привести подробный перечень основных должностных обязанностей работника: направления деятельности, предмет его ведения, участок работы, с учетом:

• целей и задач, поставленных перед подразделением;
• специфики деятельности подразделения, его структуры и штатной численности;
• специфики трудовой деятельности работника в рамках занимаемой должности;
• Типовых квалификационных характеристик, раздел «Должностные обязанности».

Необходимо учитывать, что в Типовых квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для каждой должности виды работ. В этой связи, при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Должностные инструкции по всем должностям, состоящим в структуре подразделения, должны охватывать все функции, установленные для структурного подразделения, в полной мере обеспечивать реализацию целей и задач, поставленных перед подразделением.

При необходимости, обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Основные требования к заполнению данного раздела:

• должностные обязанности должны быть сформулированы максимально четко, чтобы обозначить конкретные действия (функции) работника, позволяющие решать поставленные перед подразделением задачи и исключить их неоднозначное понимание и толкование;
• обязанности должны быть изложены максимально полно, на основе всестороннего анализа деятельности подразделения и его штатной численности;
• обязанности работника должны быть увязаны с функциями подразделения и должностными обязанностями других работников подразделения;
• обязанности должны быть сформулированы таким образом, чтобы имелась возможность оценить результаты трудовой деятельности работника;
• обязанности не должны выходить за пределы задач подразделения.

4. Права

В данном разделе описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.

5. Ответственность

В данном разделе указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других внутренних актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

Порядок ознакомления работников с должностными инструкциями

В соответствии со статьей 23 Трудового кодекса РК, работодатель обязан знакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка в организации, иными актами работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) работника, и коллективным договором.

Существует два способа ознакомления работника с должностной инструкцией:

1. Должностная инструкция оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр отдается работнику, второй остается у работодателя.

2. Должностная инструкция оформляется в одном экземпляре. Ф.И.О., должность, подпись работника и дата ознакомления проставляются в приложении к должностной инструкции "Листе ознакомления".