Процедура легализации документов

Что такое консульская легализация документов?

Легализация представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на документах с целью использования их в другом государстве.

Основным нормативным правовым актом, регулирующим легализацию, являются Правила, утвержденные Приказом МИД РК от 06.12.2017 года (далее - Правила).

Какими органами осуществляется легализация документов?

В соответствии с пунктом 3 Правил, легализация осуществляется:

• на территории РК – Департаментом консульской службы МИД РК (Департамент консульской службы);
• за пределами РК – загранучреждениями РК.

Функции по легализации документов возлагаются:

• в Департаменте консульской службы - на уполномоченных сотрудников дипломатической службы;
• в загранучреждениях – на консульские должностные лица (консулов).

Департамент консульской службы осуществляет легализацию документов:

• исходящих от организаций и учреждений РК, нотариусов и лиц, уполномоченных на совершение действий по засвидетельствованию документов, предназначенных для предъявления за пределами Казахстана;
• исходящих от иностранных организаций и учреждений, если они предварительно легализованы в дипломатическом представительстве или консульском учреждении иностранного государства происхождения документов, аккредитованном в РК;
• исходящих от иностранных организаций и учреждений, если они предварительно легализованы в дипломатическом представительстве или консульском учреждении иностранного государства, аккредитованного в РК, осуществляющее по совместительству представительство иностранного государства происхождения документов в Казахстане.

Для осуществления легализации Департамент использует имеющиеся образцы подписей и печатей:

• должностных лиц государственных органов, нотариусов и лиц, уполномоченных на совершение действий по засвидетельствованию документов;
• должностных лиц, уполномоченных на совершение легализации документов в иностранных дипломатических представительствах и консульских учреждениях, аккредитованных в Республике Казахстан.

В случае, если подлежащий легализации документ соответствует установленным критериям, уполномоченный сотрудник совершает его легализацию путем проставления на документе легализационной надписи Департамента консульской службы. 

Консул принимает к легализации документы, исходящие от:

• властей государства пребывания, если они предварительно легализованы в соответствии с законодательством государства пребывания;
• иностранных организаций и учреждений, если они предварительно легализованы в дипломатическом представительстве или консульском учреждении иностранного государства, аккредитованного в государстве пребывания;
• организаций и учреждений РК и предназначенных для предъявления за ее пределами.

Для осуществления легализации консул использует имеющиеся образцы подписей и печатей:

• должностных лиц властей государства пребывания, уполномоченных на совершение легализации документов, исходящих от организаций и учреждений государства пребывания;
• должностных лиц, уполномоченных на совершение легализации в дипломатических представительствах и консульских учреждениях иностранных государств, аккредитованных в государстве пребывания.

При поступлении от отдельных граждан, организаций и учреждений на легализацию документов, составленных на территории Республики Казахстан, но не легализованных в Департаменте консульской службы, консул направляет их в Департамент консульской службы для определения подлинности подписей и печатей. При получении положительного ответа консул легализует такие документы в порядке, предусмотренном Правилами.

В случаях, когда в порядке истребования документов из Республики Казахстан консулу поступили документы, составленные в Республике Казахстан, но не легализованные в Департаменте консульской службы, и если по законодательству государства пребывания требуется их легализация, консул легализует их.

В случае, если подлежащий легализации документ соответствует установленным критериям, консул совершает легализацию путем проставления на нем легализационной надписи загранучреждения.

Размер консульского сбора за легализацию документов

Ставки консульского сбора, утверждены Постановлением Правительства РК от 20.02.109 года и составляют:

• ставка консульского сбора, взимаемого на территории РК – 0,5 МРП;
• за пределами РК – от 5 до 100 долларов США.

Случаи, в которых консульский сбор не взымается, определены в статье 628 Налогового кодекса Республики Казахстан.

Перечень документов, необходимых для легализации

В соответствии с пунктом 7 Правил, для совершения легализации заявители подают в Департамент консульской службы или загранучреждение заявление в произвольной форме. К заявлению должны быть приложены:

1) для физических лиц:

• копия и оригинал (для сверки) документа, удостоверяющего личность;
• оригинал или нотариально заверенная копия документа, подлежащего легализации;
• квитанция об оплате консульского сбора (оригинал);

2) для юридических лиц:

• копия и оригинал (для сверки) документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица;
• оригинал или нотариально заверенная копия документа, подлежащего легализации;
• квитанция об оплате консульского сбора (оригинал);
• копия и оригинал учредительных документов;
• оригинал и копия документа, подтверждающего полномочия (доверенность, приказ о назначении).

Документы, выданные иностранными организациями и учреждениями, должны быть переведены и нотариально заверены на государственный или русский язык.

Документы, заверенные нотариусами Республики Казахстан и предназначенные для совершения действий за ее пределами, должны соответствовать требованиям, установленным главой 10 Правил по нотариальному делопроизводству.

Сроки легализации документов

Согласно Стандарту государственной услуги «Легализация документов», срок оказания услуги составляет 3 рабочих дня.

В случае необходимости проведения дополнительного изучения или проверки, срок может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней.

Актуальное по теме:

В каких случаях не требуется легализация или апостилирование документов?