Акт приема-передачи товаров по договору поставки

Описание документа "Акт приема-передачи товаров по договору поставки"

В каких случаях применяется:

Для передачи товаров от одной стороны договора поставки другой, в некоторых случаях достаточно и товарной накладной. Однако, в отдельных случаях может возникнуть необходимость в формировании дополнительного передаточного документа. Таким документом является Акт приема – передачи товаров.

Подписание Акта при передаче товаров получателю является обязательным в следующих случаях:

• при заключении договора поставки сторонами включено в него условие об обязательном подписании Акта в момент фактической передачи товаров получателю (в этом случае он будет являться приложением к основному договору);
• предметом поставки являются товары, требующие осмотра, проверки работоспособности и прочих процедур, например, оборудование, техника, машины и т.п. 

Применим такой документ, как при разовой, так и при регулярной (периодической) поставке товаров. В последнем случае документ подписывается сторонами (их уполномоченными представителями) по факту поставки каждой отдельной партии товаров.

Форма и содержание акта приема-передачи товаров:

Требований к форме и содержанию Акта законодательством не установлено, то есть компании имеют право разработать собственную типовую форму документа. Как правило, в Акте указываются следующие сведения:

• дата и место составления Акта (в документе указывается дата фактической передачи товаров);
• данные сторон договора;
• реквизиты договора, к которому составляется Акт;
• данные лиц ответственных за передачу и приемку товаров (Ф.И.О., ИИН, адреса, телефоны);
• полный перечень поставляемых товаров, включая ассортимент, количество, цену за единицу и стоимость (перечисленное обычно выносится в таблицу); 
• сведения о дефектах или недостаче товаров (в случае обнаружения таковых при принятии товаров);
• претензии по результатам процедуры приемки, если претензий не имеется, это также следует отметить. (Для отображения возникших в процессе передачи товаров претензий,  в договоре может быть предусмотрен отдельный документ, например «Дефектный акт»).

Акт может содержать и иные условия, которые стороны сочтут необходимыми, например: условия оплаты товаров, порядок возврата многооборотной тары и другие.

Акт является двусторонним документом, соответственно должен составляться в двух экземплярах, и подписываться обеими сторонами (их уполномоченными представителями).

Для принимающей стороны очень важно отнестись к приемке товаров со всей внимательностью, так как после подписания Акта вся ответственность за принятые товары перекладывается именно на нее. Кроме того, сам факт подписания Акта принимающей стороной, является подтверждением отсутствия претензий относительно товаров к передающей стороне. Таким образом, доказать наличие дефектов или недостачи товаров, если таковые были обнаружены после подписания Акта практически невозможно.

Отличия Акта приема-передачи от товарной накладной:

Иногда Акт является просто необходимым документом, поскольку товарная накладная подтверждает лишь факт передачи товаров передающей стороной принимающей стороне.

Среди отличий Акта от товарной накладной можно выделить следующие:

• Акт содержит в себе подробную характеристику и описание каждой единицы поставляемой продукции, а так же ее стоимости;
• Акт служит надлежащим подтверждением поставки и соблюдения правил приемки товаров;
• в этом документе можно отобразить претензии по качеству, количеству товаров и другим условиям поставки.

Акт подписывается по факту передачи товаров, в большинстве случаев в складских помещениях, соответственно при составлении такого документа необходимо предусмотреть поля для их ручного заполнения.

С образцами других дополнительных документов к договорам поставки можно ознакомиться здесь.

Скачать актуальные версии договоров поставки можно здесь.